Zu Ihrer Orientierung haben wir im Folgenden eine zeitliche Übersicht über die wichtigsten Schritte zusammengestellt, welche von Studierenden der UniBw München im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Auslandsaufenthaltes durchzuführen sind. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Schritten finden Sie auch jeweils auf den Einzelseiten unserer Homepage, welche wir für Sie nachfolgend noch einmal verlinkt haben.

Einen groben Überblick zum Thema Auslandsaufenthalt können Sie sich zunächst anhand unserer Präsentation zur Informationsveranstaltung verschaffen.

Einzelne Schritte

1. Erstinformation

Die Bewerbungsfrist für Auslandsaufenthalte im jeweils darauffolgenden Kalenderjahr endet jeweils im Herbst des vorangegangenen Jahres. Das Auslandsbüro empfiehlt Studierenden sich aus diesem Grund bereits etwa ein Jahr vor einem geplanten Auslandsaufenthalt über die Voraussetzungen, die Organisation und die unterschiedlichen Möglichkeiten eines Auslandsaufenthaltes zu informieren.

2. Vorbereitungen im Vorfeld zur Bewerbung

Information auf der Homepage des Auslandsbüros

  • Besuch von Informationsveranstaltungen des Auslandsbüros (siehe Aktuelles & Informationen auf Facebook)
  • Beratung im Auslandsbüro (Sprechstunden)
  • inhaltliche Planung des Auslandsaufenthaltes (z.B. Information über Partnerhochschulen, individuelle Bewerbung für Auslandspraktika, individuelle Absprachen und Identifizierung eines Betreuers für die Anfertigung einer wissenschaftlichen Arbeit im Ausland)
  • Absprachen auf akademischer Seite (z.B. Bestimmung des günstigsten Zeitpunktes/der passenden Art für einen Aufenthalt, Klärung der Anerkennung von Studienleistungen) ⇒ Ansprechpartner: Auslandsbeauftragte und betreuende Professoren/Studiendekane in den Fakultäten
  • Absprachen auf militärischer Seite (Zustimmung des militärischen Bereichs) ⇒ Ansprechpartner: Gruppenleiter
  • ggf. Information über Termine des Prüfungsamts
  • ggf. Sprachkenntnisse auffrischen/ausbauen
  • ggf. fremdsprachige Bewerbungsunterlagen vorbereiten

Hier finden Sie alle wichtigen Ansprechpartner noch einmal auf einen Blick.

3. Bewerbung im Herbst

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Bewerbungsvoraussetzungen, das Bewerbungsverfahren sowie die Auswahlkriterien für die Genehmigung Ihres geplanten Auslandsaufenthaltes.

Bewerben Sie sich über das zentrale Auswahlverfahren des Auslandsbüros.

Die Bewerbungsfrist für Auslandsaufenthalte 2018 endet in diesem Jahr am 31. Oktober 2017. Studierende der UniBw München können sich über ein elektronisches Bewerbungsformular bewerben. Alle Informationen dazu finden Sie unter Bewerbung.

Zu den Bewerbungsunterlagen zählen u.a. auch die Zustimmungen des akademischen sowie des militärischen Bereichs (Formblätter siehe Bewerbung).

Bitte beachten Sie, dass Ihre Bewerbung dem Auslandsbüro sowohl in digitaler Form als auch in Papierform vorliegen muss und unvollständige Bewerbungen nicht bearbeitet werden können!

4. Zusage im November/Dezember

Die Zusagen für Auslandsaufenthalte erfolgen in der Regel nach einer Auswahlsitzung im Auslandsbeirat ab Ende November/Anfang Dezember eines jeden Jahres per E-Mail, inklusive Versand des Formulars "Antrag auf Genehmigung eines Auslandsaufenthaltes".

5. Nach der Zusage

Folgende Schritte sollten nach Genehmigung Ihres Vorhabens durch die Auswahlsitzung (bzw. je nach Beginn Ihres Aufenthaltes) etwa gleichzeitig geschehen:

a) Bearbeiten Sie das Formular "Antrag auf Genehmigung eines Auslandsaufenthaltes", welches Sie zusammen mit dem Zustimmungsbescheid vom Auslandsbüro erhalten haben sollten. Hierbei handelt es sich um einen Laufzettel auf dem Sie die Zustimmung zu Ihrem Auslandsaufenthalt von verschiedenen Seiten bestätigen lassen müssen. Die Vervollständigung dieses Antrags kann dementsprechend einige Zeit in Anspruch nehmen. Beginnen Sie deshalb frühzeitig mit der Bearbeitung, damit Ihr Antrag bis spätestens 8 Wochen vor Ihrer Abreise alle notwendigen Unterschriften aufweist. Ohnen diesen Antrag kann Ihre Kommandierung nicht erstellt werden.

Achtung!
Ihr Antrag kann vom Auslandsbüro erst dann genehmigt werden, wenn

  • bei Auslandspraktika: eine endgültige Praktikumszusage vorliegt (gerne per E-Mail an das Auslandsbüro).
  • bei Summer Schools: die Anmeldung für eine Summer School erfolgt ist (i. d. R. durch das Auslandsbüro).
  • bei Auslandssemester/-trimester: die Nominierung an der Partnerhochschule erfolgt ist (durch das Auslandsbüro) bzw. die Zusage einer anderen Gasthochschule vorliegt.
  • bei wissenschaftlichen Arbeiten: die organisatorische Unterbringung und Betreuung vor Ort feststehen (bei Partnerhochschulen: Anmeldung als "visiting scholar" durch das Auslandsbüro).

b) Alle Studierenden müssen vor Abreise eine Kopie ihres genehmigten Antrags auf Auslandsaufenthalt beim Prüfungsamt einreichen. Bei Studienaufenthalten muss dem Prüfungsamt zwecks Anerkennung zusätzlich eine Kopie des Learning Agreements vorgelegt werden. Bei Auslandspraktika oder der Anerkennung von Summer Schools als Pflichtpraktika bzw. der Anfertigung von wissenschaftlichen Arbeiten im Ausland muss im Prüfungsamt zusätzlich ein Personalbogen ausgefüllt bzw. ein Praktikumsvertrag erstellt werden.

Leiten Sie dementsprechend je nach Aufenthaltsart folgende Schritte ein:

Bei Auslandspraktika: Kümmern Sie sich um die Erstellung eines Praktikumsvertrags mit dem Unternehmen/der Institution/der Gasthochschule Ihrer Wahl und sprechen Sie die Anerkennung Ihres Auslandspraktikums mit dem Praktikumsbeauftragten im Prüfungsamt ab. Das Auslandsbüro erstellt keine Praktikumsverträge!

Bei Auslandsstudienaufenthalten: Erstellen Sie in Absprache mit Ihrem betreuenden Professor und dem Studiendekan/Auslandsbeauftragten in Ihrer Fakultät ein Learning Agreement, in welchem Sie die Kurse festlegen, die Sie im Ausland belegen wollen. Das Learning Agreement dient Ihnen als Studienvertrag, in welchem Ihnen die Anerkennung der von Ihnen im Ausland erworbenen Studienleistungen an der UniBw München zugesichert wird.

Bei Summer Schools: Kümmern Sie sich um die Erstellung eines Learning Agreements (s.o.) bzw. bei Anerkennung als Pflichtpraktikum um die Erstellung eines entsprechenden Personalbogens im Prüfungsamt.

Bei Anfertigung von wissenschaftlichen Arbeiten im Ausland: Spätestens jetzt müssen Sie sich um die  Betreuungszusage aus dem Ausland kümmern und Ihre Arbeit im Prüfungsamt anmelden. Ohne Betreuer vor Ort kann Ihr Antrag nicht genehmigt werden.

c) Haben Sie sich für eine unserer Partnerhochschulen entschieden, wird das Auslandsbüro Sie dort zu gegebener Zeit nominieren bzw. bei der Anfertigung von wissenschaftlichen Arbeiten als "visiting scholar" (Gastwissenschaftler) anmelden. Sie erhalten dann Nachricht (entweder durch das Auslandsbüro oder durch die Partnerhochschule selbst) wie und bis wann Sie sich an der Partnerhochschule bewerben können. Ggf. ist dabei u.a. ein Sprachnachweis zu erbringen. Auch eine Übersetzung Ihrer aktuellen Notenübersicht wird in den meisten Fällen benötigt.
Hinweis: Die Nominierungs- und Bewerbungsdeadlines sind von Hochschule zu Hochschule unterschiedlich. Die Bearbeitung kann deshalb unter Umständen etwas Zeit in Anspruch nehmen. Genauere Informationen dazu erhalten Sie im Auslandsbüro oder auf den Webseiten der jeweiligen Gasthochschule.
(Sollten Sie sich nicht für eine unserer Partnerhochschulen entschieden haben, müssen Sie sich in Eigenregie um die Bewerbung an der ausländischen Gasthochschule kümmern.)

6. Kommandierung

Geben Sie Ihren vollständig unterschriebenen "Antrag auf Genehmigung eines Auslandsaufenthaltes" an Ihren Vorgesetzten weiter. Er wird Ihren Antrag auf Kommandierung auf den Weg bringen (ggf. auch NATO-Marschbefehl).

Zur Beantragung der Kommandierung sind auf militärischer Seite ggf. noch weitere Schritte notwendig, z.B. eine Untersuchung nach BA 90/5 im San-Zentrum. Informieren Sie sich hierzu am besten bei Ihrem Gruppenleiter.

Die Kommandierung wird ggf. auch für die Beantragung eines Visums sowie - bei Langzeitaufenthalten - für die Beantragung eines Informationspakets für Auslandsumzüge beim BAIUDBw benötigt.

7. Reiseorganisation

Alle wichtigen Informationen hierzu finden Sie unter Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung (Seite in Arbeit)

8. Erfahrungsbericht nach Rückkehr

Fertigen Sie entsprechend der Forderung in Ihrem "Antrag auf Genehmigung eines Auslandsaufenthaltes" einen Erfahrungsbericht zu Ihrem Auslandsaufenthalt an und reichen Sie diesen bis spätestens 4 Wochen nach Ihrer Rückkehr beim Auslandsbüro ein. Ihr Bericht sollte ca. 3-4 DIN A4 Seiten umfassen und kann 3-4 Bilder enthalten. Inhaltlich können Sie dabei beispielsweise Bezug auf Ihre Vorbereitungen, organisatorische Belange, die Unterkunftssituation sowie Alltag und Freizeitmöglichkeiten nehmen.

9. Abwicklung der Reisekostenabrechnung

Ihre Reisekostenabrechnung können Sie über die Reisekostenstelle der UniBw München (Kurzzeit) bzw. über das BAIUDBw Kompetenzzentrum Travelmanagement (Langzeit) abwickeln.