Von der Erstinformation zur Reisekostenabrechnung

Zu Ihrer Orientierung haben wir im Folgenden eine zeitliche Übersicht über die wichtigsten Schritte zusammengestellt, welche von Studierenden der Universität der Bundeswehr München im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Auslandsaufenthaltes durchzuführen sind.

Wann Studierende welche Schritte durchführen können ist individuell und hängt u.a. vom Zeitpunkt der geplanten Abreise sowie dem jeweils aktuellen Stand der Vorbereitungen (z.B. finale Zusage seitens Gastinstitution) ab. Im Allgemeinen sollte der Antrag auf Genehmigung eines Auslandsaufenthaltes (= Grundlage für Kommandierung) jedoch möglichst nicht später als 8 Wochen vor Abreise zur weiteren Bearbeitung eingereicht werden.

Schritt für Schritt durch den Auslandsaufenthalt

1. Erstinformation

Erste Informationen zur Vorbereitung und Durchführung eines akademischen Auslandsaufenthaltes erhalten Studierende:

 

2. Vorbereitung der Bewerbung für einen Auslandsaufenthalt beim Auslandsbüro

Zur Vorbereitung einer erfolgreichen Bewerbung für einen akademischen Auslandsaufenhalt beim Auslandsbüro ist die Einleitung folgender Schritte zu empfehlen:

- individuelle Recherche nach und Bewerbung für Auslandspraktika
-
Recherche nach geeigneten Partnerhochschulen für ein Auslandssemester
- Recherche nach geeigneten Summer/Winter School-Programmen
- individuelle Recherche, Planung, Themeneingrenzung und Identifizierung eines/r ausländischen Betreuers/in für die Anfertigung einer wissenschaftlichen Arbeit im Ausland

 

3. Bewerbung für einen Auslandsaufenthalt beim Auslandsbüro

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Auswahlkriterien für die Genehmigung eines akademischen Auslandsaufenthaltes und bewerben Sie sich mit Ihrem Vorhaben über das zentrale Auswahlverfahren des Auslandsbüros.

Alle Informationen hierzu finden Sie unter: Bewerbung

Das Bewerbungsverfahren findet jeweils im Herbst des Vorjahres für alle im darauffolgenden Jahr geplanten Auslandsaufenthalte statt.

Bewerbungsstart: Mitte September
Bewerbungsfrist: 31. Oktober

 

4. Zulassung und finale Vorbereitung des Auslandsaufenthaltes

Die Bescheide über Zulassungen bzw. Absagen für Auslandsaufenthalte erfolgen nach einer Auswahlsitzung im Auslandsbeirat in der Regel ab Ende November/Anfang Dezember durch das Auslandsbüro per E-Mail, inklusive Versand des Formblatts "Antrag auf Genehmigung eines Auslandsaufenthaltes". Dieser Antrag wird die Grundlage für Ihre Kommandierung sein.

Folgende Schritte müssen - je nach Aufenthaltsart - nach einer Zusage zur Vorbereitung des Auslandsaufenthaltes durch die Studierenden noch durchgeführt werden, ehe der "Antrag auf Genehmigung eines Auslandsaufenthaltes" endgültig unterzeichnet werden kann:

Auslandspraktikum:

  • Einholung und Vorlage einer finalen Pratikumszusage beim Auslandsbüro (inkl. Name der Gastinstitution, Name des/r Betreuers/in an der Gastinstitution, Praktikumsinhalt sowie Praktikumszeitraum)*
  • ggf. Erasmus+

Summer/Winter School:

  • Nominierung/Bewerbung für das Programm an der Gasthochschule**, Vorlage der Zulassung zum Programm beim Auslandsbüro (inkl. Name der Gasthochschule sowie Vorlesungszeitraum)
  • Erstellung eines Learning Agreements

Auslandssemester:

  • Nominierung/Bewerbung für den Studienplatz an der Gasthochschule**
  • Vorlage der Zulassung zum Auslandssemester beim Auslandsbüro (inkl. Name der Gasthochschule sowie Vorlesungszeitraum)
  • Erstellung eines Learning Agreements
  • ggf. Erasmus+

Wissenschaftliche Arbeit im Ausland:

  • Vorlage einer finalen Betreuungszusage seitens der Gastinstitution beim Auslandsbüro (inkl. Name der Gastinstitution, Name des/r promovierten Betreuers/in an der Gastinstitution, Themengebiet/Arbeitsthema sowie Aufenthaltszeitraum)
  • ggf. Anmeldung/Platzzuteilung durch Auslandsbüro an Partnerhochschule***
  • ggf. Erasmus+

 

*Sonderfall: bei Praktika in MilAttStäben erfolgt die Platzzuteilung durch das Auslandsbüro

** Haben Sie eine Zusage für ein Auslandssemester/eine Summer/Winter School an einer unserer Partnerhochschulen erhalten, wird Sie das Auslandsbüro dort zu gegebener Zeit für den entsprechenden Studienplatz nominieren. Sie werden dann zu gegebener Zeit entweder durch das Auslandsbüro oder direkt durch die Partnerhochschule selbst darüber benachrichtigt, wie und bis wann Sie sich dort für den zugeteilten Studienplatz bewerben können. Hierfür werden in vielen Fällen ein Sprachnachweis sowie eine Übersetzung der aktuellen Notenübersicht benötigt. Die jeweiligen Nominierungs- und Bewerbungsdeadlines variieren von Hochschule zu Hochschule z.T. sehr stark. Bitte konsultieren daher bezüglich der genauen Termine die jeweilige Website zu Ihrer Partnerhochschule bzw. fragen Sie direkt im Auslandsbüro nach.

ACHTUNG: Sollten Sie sich nicht für einen Studienplatz an einer unserer Partnerhochschulen beworben haben, müssen Sie sich in Eigenregie um die Bewerbung an der von Ihnen ausgewählten Gasthochschule kümmern!

***betrifft nur bestimmte Partnerhochschulen (z.B. Naval Postgraduate School, KMITL, Osaka Institute of Technology, Universidad de Chile, Universidad de Mar del Plata, University of Arizona, West Point); Auslandsbüro informiert Studierende über die Details der Anmeldung/Platzzuteilung

5. Antrag auf Genehmigung eines Auslandsaufenthaltes

Haben Sie alle Vorbereitungen für Ihren Auslandsaufenthalt getroffen, d.h.

- Zusage/Zulassung bzw. Betreuer/Thema sind vorhanden und bestätigt,
- dienstlich bedingter Aufenthaltszeitraum wurde final festgelegt und bestätigt (Änderungen nach Antragsgenehmigung nicht mehr möglich!),
- alle ggf. seitens der Auswahlkommission erteilten Vorbehalte wurden aufgehoben,

können Sie im nächsten Schritt mit der Bearbeitung des Formblatts "Antrags auf Genehmigung eines Auslandsaufenthaltes" beginnen, welches Sie gemeinsam mit Ihrem Zulassungsbescheid vom Auslandsbüro erhalten haben sollten.

Beim "Antrag auf Genehmigung eines Auslandsaufenthaltes" handelt es sich um einen Laufzettel, welcher zur finalen Genehmigung (und Festlegung) Ihres Auslandsaufenthaltes mit Stellungnahme folgender Personen/Dezernate genehmigt bzw. bearbeitet werden muss:


  1. Prüfungsausschuss- bzw. Prüfungskommissionsvorsitzende/r der Fakultät*
  2. ZV II.3/Kostenkalkulation (nur bei Aufenthalten unter 3 Monaten)
  3. ZV I.2/Haushalt (nur bei Aufenthalten unter 3 Monaten)
  4. Leiterin Auslandsbüro
  5. Präsidentin

* SOWI: Unterschrift erfolgt durch Studiendekan; Studium plus: Unterschrift erfolgt durch Frau Prof. Paul


Folgende Anlagen sind dem "Antrag auf Genehmigung eines Auslandsaufenhaltes" vom Studierenden beizulegen:

bei Auslandspraktikum:

  • finale Pratikumszusage (inkl. Name der Gastinstitution, Name des/r Betreuers/in an der Gastinstitution, Praktikumsinhalt sowie Praktikumszeitraum)

bei Summer/Winter School:

  • Zulassung zum Programm (inkl. Name der Gasthochschule sowie Vorlesungszeitraum)
  • Learning Agreement (unterzeichnet durch Fakultät)

bei Auslandssemester:

  • Zulassung zum Auslandssemester (inkl. Name der Gasthochschule sowie Vorlesungszeitraum)
  • Learning Agreement (unterzeichnet durch Fakultät)

bei Wissenschaftlicher Arbeit im Ausland:

  • finale Betreuungszusage seitens der Gastinstitution (inkl. Name der Gastinstitution, Name des/r promovierten Betreuers/in an der Gastinstitution, Themengebiet/Arbeitsthema sowie Aufenthaltszeitraum)

sowie zusätzlich bei ZUSAGEN UNTER VORBEHALT:

  • entsprechende Bestätigungen/Nachweise zur Aufhebung der durch die Auswahlkommission erteilten Vorbehalte

 

Wichtiger Hinweis:

Die Stellungnahme durch den Prüfungsausschuss- bzw. Prüfungskommissionsvorsitzende/r der Fakultät ist durch den/die Studierende selbst einzuholen. Zur weiteren Bearbeitung sowie der Einholung aller weiteren Stellungnahmen muss der Antrag dann unbedingt im Auslandsbüro abgegeben werden.

Bitte beachten Sie, dass die vollständige Bearbeitung Ihres Antrags einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Erst wenn Ihr Antrag vollständig genehmigt wurde, kann Ihre Kommandierung erstellt werden. Reichen Sie ihn daher bitte nicht zu kurzfristig ein (spätestens 8 Wochen vor Abreise!).

Das Auslandsbüro informiert Sie, sobald Ihr vollständig genehmigter Antrag zur Abholung bereitliegt.

→ BITTE MACHEN SIE SICH VON IHREM GENEHMIGTEN ANTRAG INKL. ALLER ANLAGEN UNBEDINGT EINE KOPIE!

6. Prüfungsamt

Alle Studierende sind dazu verpflichtet, vor ihrer Abreise eine Kopie ihres vollständig genehmigten "Antrags auf Genehmigung eines Auslandsaufenthaltes" (inkl. Anlagen) bei ihrem/r Sachbearbeiter/in im Prüfungsamt einzureichen.

Bei Auslandssemestern bzw. Summer/Winter Schools muss dem Prüfungsamt zwecks Anerkennung zusätzlich eine Kopie des Learning Agreements vorgelegt werden.

Bei Auslandspraktika (oder Anerkennung von Summer/Winter Schools als Pflichtpraktika) bzw. der Anfertigung von wissenschaftlichen Arbeiten im Ausland muss im Prüfungsamt zusätzlich ein Personalbogen ausgefüllt und ggf. ein Praktikums- bzw. Kooperationsvertrag mit der aufnehmenden Einrichtung erstellt werden (bitte diesbezüglich Sachbearbeiter/in kontaktieren). Außerdem muss im Prüfungsamt ggf. die Anmeldung von wissenschaftlichen Arbeiten erfolgen.

 

7. Kommandierung

Geben Sie Ihren vollständig genehmigten "Antrag auf Genehmigung eines Auslandsaufenthaltes" an Ihren Vorgesetzten weiter. Er wird Ihren Antrag auf Kommandierung auf den Weg bringen (ggf. nach Flugbuchung auch NATO-Marschbefehl und ggf. Request for Visit).

Zur Beantragung der Kommandierung sind auf militärischer Seite ggf. noch weitere Schritte notwendig, u.a. eine Untersuchung nach BA 90/5 im SanZentrum. Informieren Sie sich hierzu am besten bei Ihrem Gruppenleiter.

Die Kommandierung wird ggf. auch für die Beantragung eines Visums sowie - bei Langzeitaufenthalten von über 3 Monaten - für die Beantragung eines Informationspakets für Auslandsumzüge beim BAIUDBw Kompetenzzentrum Travel Management benötigt.

 

8. Reiseorganisation

Alle wichtigen Informationen zur Reiseorganisation und Abrechnung finden Sie unter:  Reiseorganisation

Bei Kurzzeitaufenthalten von unter 3 Monaten erfolgt die Reiseorganisation und Abrechnung über das Dezernat II.3/Reisestelle.

Bei Langzeitaufenthalten von über 3 Monaten erfolgt die Reiseorganisation und Abrechnung über das BAIUDBw Kompetenzzentrum Travel Management. Bitte fordern Sie dort Ihr Informationspaket für Auslandsumzüge an, sobald Ihre Kommandierung vorliegt.

Ihre jeweils zuständige Stelle kann u.a. die Flugbuchung für Ihren Auslandsaufenthalt übernehmen.

Bezüglich Unterkunft und Übernachtungsgeldern/Mietzuschüssen sollten sich Studierende im Vorfeld individuell mit ihren jeweils zuständigen Stellen in Verbindung setzen.

Die Beantragung eines NATO-Marschbefehls (sowie ggf. Request for Visit) erfolgt über den militärischen Bereich (Kommandierung und Flugbuchung notwendig).

Die Beantragung eines Visums kann ggf. über die Pass- und Ausweisstelle im BMVg erfolgen (Kommandierung notwendig). Bitte erfragen Sie Kontakte und weitere Details im Auslandsbüro.

Das Auslandsbüro empfiehlt allen Studierenden außerdem den Abschluss einer privaten Auslandskrankenversicherung (laut SanZentrum auch bei dienstlichen Auslandsaufenthalten zweckmässig).

 

9. Während des Auslandsaufenthaltes

Das Auslandsbüro steht Ihnen auch während Ihres Aufenthaltsalts jederzeit für Fragen zur Verfügung.

Sollten sich während Ihres Aufenthaltes unerwartet Änderungen bezüglich Ihres Vorhabens ergeben (sei es zeitlich oder inhaltlich) ist das Auslandsbüro unverzüglich zu informieren. Ggf. muss in diesem Fall bezüglich der Genehmigung erneut Rücksprache mit dem akademischen oder militärischen Bereich bzw. der Verwaltung gehalten werden (inkl. Update der eingereichten Formblätter).

Sollte sich Ihre Kurswahl geändert haben, ist in Rücksprache mit Ihrer Fakultät in jedem Fall auch eine Änderung Ihres Learning Agreements vorzunehmen (Scan und E-Mail-Korrespondenz genügen).

 

10. Anerkennung der Studienleistungen nach Rückkehr

Nach Ihrer Rückkehr muss die Anerkennung Ihrer im Ausland erbrachten Leistungen erfolgen (Antrag auf Anerkennung). Bitte wenden Sie sich hierfür je nach Aufenthaltsart und ggf. mit einer entsprechenden Bestätigung Ihrer Gastinstitution (Transcript of Records, Praktikumsbestätigung o.ä.) an den/die Prüfungsausschuss-/ Prüfungskommissionsvorsitzende/n bzw. den/die Praktikumsbeauftragte/n in Ihrer Fakultät und legen Sie den Bescheid über die Anerkennung der von Ihnen im Ausland erbrachten Leistungen sowohl dem Prüfungsamt als auch dem Auslandsbüro in Kopie vor.

Im Fall der Anerkennung externer Lehrveranstaltung als studium plus Seminar oder Training erfolgt die Anerkennung über die Leiterin des Zentralinstituts.

 

 

11. Erfahrungsbericht

Jeder Studierende der Universität der Bundeswehr München ist nach Rückkehr aus einem akademischen Auslandsaufenthalt zur Abgabe eines Erfahrungsberichts verpflichtet. Dieser ist bis spätestens 4 Wochen nach Rückreise inkl. des Formblatts "Erfahrungsbericht Outgoing" in digitaler Form (Microsoft Word-Dokument) beim Auslandsbüro einzureichen: melina.saur@unibw.de.

Informationen zur Erstellung eines solchen Berichts finden Sie unter: Erfahrungsberichte

 

12. Reisekostenabrechnung

Ihre Reisekostenabrechnung können Sie über das Dezernat II.3/Reisestelle (Kurzzeit) bzw. über das BAIUDBw Kompetenzzentrum Travel Management (Langzeit) abwickeln.

Bitte erfragen Sie die Details und hierzu geltenden Fristen bei den jeweilig zuständigen Stellen.