Data Privacy Statement

Datenschutzerklärung der Universität der Bundeswehr München

Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung kommt die Universität der Bundeswehr München (UniBw M) ihrer Verpflichtung nach, die Nutzerinnen und Nutzer der universitären Homepage und weiteren Onlinedienste über Art, Umfang und Zwecke der Datenverarbeitung zu unterrichten.

Weitere Kapitel behandeln folgende, spezielle Verarbeitungstätigkeiten:

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben oder uns in einer Email zusenden. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch und ist größtenteils technisch zur Bereitstellung der Dienste notwendig, sobald Sie unsere Website betreten (siehe Kapitel „Protokollierung & technische Verarbeitungen der Website/Webdienste“).

Hier finden Sie eine Liste der Zwecke der Verarbeitungstätigkeiten:

  • Bereitstellung unseres Onlineangebotes, z. B.:
    • Homepage
    • Interner Bereich (inHouse)
    • Athene Forschung
    • Umfragen (Sosci Survey)
    • Videokonferenz (BBB & Jitsi)
  • Protokollierung/Sicherheitsmaßnahmen (Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten, sowie Nutzungsdaten (wie z. B. Cookies))
  • Verwaltung und Beantwortung von Kontaktanfragen und weitere Kommunikation
  • Bearbeitung von Bewerbungen/Bewerbungsverfahren
  • Teilnahme an Umfragen/Studien
  • Teilnahme an Veranstaltungen/Film- & Fotografierhinweise

  • (Externer) Dateiaustausch (TeamDrive)

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der für die UniBw M zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Sollten wir Ihre Daten als öffentliche Stelle zur Erfüllung einer uns übertragenen Aufgabe oder für die Ausübung der ihr übertragenen öffentlichen Gewalt verarbeiten (§3 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 lit. b DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einlegen.

Kontaktdaten

Die Kontaktinformationen zu der/dem Verantwortlichen im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung sowie der/des Datenschutzbeauftragten, der/des Administrativen Datenschutzbeauftragten und der Aufsichtsbehörde der UniBw M finden Sie im Impressum.

Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, eine E-Mail an datenschutz@unibw.de zu schicken.

Protokollierung & technische Verarbeitungen der Website / Webdienste

Sobald Sie unsere Dienste aufrufen, um sich zu registrieren / anzumelden oder auch während der Nutzung im Allgemeinen, wird eine Verbindung zu unserem jeweiligen Webserver aufgebaut, auf dem die jeweiligen Dienste betrieben werden. Um dem Browser Deines Endgeräts die Seite anzeigen zu können, werden dabei entsprechend dem HTTP und TCP/IP Protokoll gewisse Daten verarbeitet. Dazu gehören:

  • die IP-Adresse,
  • die aufgerufene Seite (von der aus die Datei angefordert wurde),
  • der Name der abgerufenen Datei,
  • das Datum und die Uhrzeit der Anforderung,
  • die übertragene Datenmenge,
  • der Zugriffsstatus, d. h. eine Meldung, ob der Zugriff/Abruf erfolgreich war,
  • eine Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers
  • Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems (sofern vom anfragenden Webbrowser übermittelt)

  • Webseite, von der aus der Zugriff erfolgte (sofern vom anfragenden Webbrowser übermittelt)

Nach jedem Seitenbesuch werden einige dieser Daten in Logs gespeichert. Wir verarbeiten diese Daten zu Zwecken der Wartung und (IT-)Sicherheit der Server. Die Daten werden zusätzlich aggregiert, bzw. anonymisiert und zur Verbesserung des Informationsangebotes der Universität der Bundeswehr München genutzt (z. B. Nutzungsstatistiken). Eine vollständige Löschung der Log-Daten geschieht innerhalb von 14 Tagen (Ausnahme: vom 21. Dezember bis zum 21. Januar findet eine einmonatige Datenprotokollierung statt; Das Sicherheitsmanagement der UniBw M behält sich im Rahmen der Aufklärung von Cyberkriminalität das Recht vor, anlassbezogen Log-Daten auch über diesen Zeitraum hinaus zu Analysezwecken vorzuhalten (z. B. Quick-Freeze)). Eine andere Verwendung oder Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Die Verarbeitung der erhobenen Daten geschieht wie folgt:

  • Die Logeinträge werden kontinuierlich automatisch (IT-Sicherheitssysteme) ausgewertet, um Angriffe auf die Webserver erkennen und entsprechend reagieren zu können.
  • In Einzelfällen, d. h. bei gemeldeten Störungen, Fehlern und Sicherheitsvorfällen, erfolgt eine manuelle Analyse.

JavaScript

Auf dieser Website wird JavaScript verwendet. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden. Hierdurch könnte allerdings der Funktionsumfang unseres Angebotes eingeschränkt werden.

Cookies

Die Website der UniBw M verwendet grundsätzlich keine technisch nicht notwendigen oder funktional unerwünschten Cookies.

Einige Dienste der UniBw M (z. B. SoSci Survey) verwenden Cookies, um Kernfunktionen bereitzustellen oder die IT-Sicherheit zu gewährleisten (z. B. Verhinderung von CSRF-Attacken). Diese Cookies ermöglichen es u. a. dem Webdienst, Ihren Browser wiederzuerkennen und, sofern Sie ein registriertes Konto haben, diesen mit Ihrem registrierten Konto zu verknüpfen. Alle diese Cookies sind technisch notwendig um die Nutzung (komfortabel und erwartungsgemäß) zu ermöglichen (§25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG).

Umgang mit Anfragen und Kontaktaufnahmen

Nehmen Sie mit der UniBw M durch die angebotenen Kontaktmöglichkeiten (z. B. Kontaktformular, Email, Social Media) Verbindung auf, werden Ihre Angaben aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) längstens für einen Zeitraum von sechs Monaten gespeichert. Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage, bzw. Ihres Vorgangs und für den Fall von Anschlussfragen verarbeitet. Nutzen Sie das Kontaktformular der Website, werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns über das Mailsystem übermittelt (eine Speicherung in einer Datenbank findet nicht statt). Diese Daten sind: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse (Pflichtfeld), Telefonnummer, Nachricht (Pflichtfeld). Zum Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem Datum und Uhrzeit automatisch verarbeitet. Es erfolgt keine Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an Dritte ohne Ihre explizite Einwilligung.

Eine Kontaktaufnahme per E-Mail ist neben den personengebundenen dienstlichen E-Mail-Adressen der Beschäftigten und diversen Funktionspostfächern auch über die zentrale E-Mail-Adresse der UniBw M (info@unibw.de) möglich.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht, sofern nicht andere gesetzliche Fristen gelten. Um die Bearbeitung des Widerrufs zu beschleunigen, geben Sie bitte die DATAV-V-Nr. 10063425 an.

Die an die zentrale Adresse gesandten und in der für die zentrale Nachrichtenverteilung zuständigen Organisationseinheit gespeicherten personenbezogenen Daten werden nach der Weiterleitung an die zuständigen Organisationseinheiten nach einer Woche gelöscht. In den Organisationseinheiten werden die von Ihnen übermittelten Daten (z. B.: Name, Vorname, Anschrift), zumindest jedoch die E-Mail-Adresse, sowie die in der E-Mail enthaltenen Informationen (inklusive gegebenenfalls von Ihnen übermittelter personenbezogener Daten) zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert. Sofern Sie Ihren eigenen E-Mail-Client nutzen, werden auf der Homepage keine personenbezogenen Daten gespeichert.

Sollten wir eine Nachricht von Ihnen per E-Mail erhalten, so ist davon auszugehen, dass Sie eine Antwort auf Ihr Anliegen ebenfalls per E-Mail wünschen. Die Daten der Nachricht und die E-Mail-Adresse werden dann für die Korrespondenz, bzw. die Vorgangsbearbeitung mit Ihnen verwendet. Soll eine Antwort auf postalischem Weg erfolgen, so teilen Sie uns diesen Wunsch zusammen mit Ihrer Anschrift bitte mit.

Sicherheitshinweise in Bezug auf den E-Mail-Verkehr

Die Universität der Bundeswehr München möchte Sie darauf hinweisen, dass die vollständige Datensicherheit im Rahmen der Kommunikation per E-Mail angestrebt, aber nicht vollständig gewährleistet werden kann. Für die Übermittlung vertraulicher Informationen per E-Mail fragen Sie bitte vorab den Adressaten nach der Möglichkeit einer Datenverschlüsselung oder nutzen Sie bei der Übermittlung von vertraulichen Informationen den Postweg.

Wir setzen Filter gegen unerwünschte Werbung (SPAM-Filter) ein, die in seltenen Fällen auch normale E-Mails fälschlicherweise automatisiert als unerwünschte Werbung einordnen und manchmal auch deren Annahme verweigern. E-Mails, die schädigende Programme (Viren o. ä.) enthalten, werden von uns in jedem Fall automatisch gelöscht.

Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Die personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren werden zum Zweck der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet.

Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung z. B. per Mail oder Post übermitteln oder Erkenntnisse aus dem Bewerbungsgespräch.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Für Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer - Artikel 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG, für Beamte; § 106 BBG.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die Daten werden im Bewerbungsverfahren von den zuständigen bewerbungsbearbeitenden Stellen der UniBw M verarbeitet. Ggf. werden Ihre Daten innerhalb der Bundeswehr an die am Bewerbungs- und Auswahlverfahren zu beteiligenden Stellen weitergegeben, soweit dies für die Bearbeitung des Vorgangs erforderlich ist.

Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen werden maximal sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (z. B. § 15 Absatz 4 des Allgemeines Gleichbehandlungsgesetzes (AGG)) für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist. Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung (Art. 6 Abs 1 a DSGVO).

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis oder Praktikantenverhältnis zwischen Ihnen und uns, können wir gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG, bzw. § 106 BBG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (z. B. Personalakte) weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Stellen außerhalb der Bundeswehr erfolgt ausschließlich im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht, Tarifvertrag, Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung)).

Teilnahme an Umfragen/Studien

In der Regel enthalten alle Umfragen/Studien Hinweise zum Datenschutz, vor allem um deren Zwecke darzulegen.

Die UniBw M bietet für z. B. empirische Umfragen die Software „SosciSurvey“ an (https://survey.unibw.de). Auch bei diesem System werden Log-Daten (siehe Kapitel „Protokollierung & technische Verarbeitungen der Website/Webdienste“) erhoben.

Die meisten wissenschaftlichen Umfragen & Studien beruhen, sofern nicht von Anfang an eine anonyme Teilnahme möglich ist, auf Ihrer Einwilligung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-DSGVO i.V.m. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten: Art. 6 Abs. 1 lit. a., Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 89 Abs. 1 & 2 DSGVO, § 27 Abs. 3 & 4 BDSG).

Ihre Einwilligung ist freiwillig und es entstehen Ihnen keine Nachteile, wenn Sie Ihre Einwilligung nicht erteilen (dann ist eine Teilnahme an einer Umfrage/Studie regelmäßig nicht möglich) oder nachträglich widerrufen.

Sollten Sie datenschutzrechtliche Fragen zu einer Umfrage/Studie haben, wenden Sie sich gerne unter Nennung der Studie (und ggf. einer entsprechenden DATAV-V-Nr.) an den Studienleiter oder an den administrativen Datenschutzbeauftragten der UniBw M (Kontaktdaten im Impressum).

Teilnahme an Veranstaltungen / Hinweise zu Film- & Fotoaufnahmen

Die UniBw M bietet die Möglichkeit, Veranstaltungen über unser Event-Management-System (https://events.unibw.de) zu organisieren.

Somit werden Ihre im Registrierungsportal eingegebenen Daten in der Regel zum Zwecke Ihrer Teilnahme verarbeitet.

Sollte es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung handeln, umfasst die Datenverarbeitung (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) das Prüfen einer möglichen Rechnungsstellung, das Erstellen eines Namensschildes für die Veranstaltung sowie ggf. das Weitergeben an die Wache Ihres Vor- und Nachnamens zum Gewähren des Einlasses auf das Tagungsgelände. Sollte es sich um eine kostenlose Veranstaltung handeln, basiert die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a.)

Im Falle einer Rechnungsstellung werden Ihre Rechnungsdaten, sofern nicht anders angegeben, an unseren Auftragsverarbeiter ITIS e. V. weitergeleitet, einem An-Institut der UniBw M.

Bei vielen Veranstaltungen werden Film- und ggf. Tonaufnahmen sowie Fotos gemacht. Es ist dabei nicht auszuschließen, dass Sie auf den Aufnahmen direkt oder indirekt identifiziert werden können. Die Aufnahmen dienen in der Regel der Öffentlichkeitsarbeit der UniBw M (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, Abs. 2, Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 3 BDSG).

Wenn Sie nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, können Sie den Fotografen direkt ansprechen. Die im Anschluss an die Veranstaltung nicht verwendeten Fotos werden unverzüglich gelöscht.

Nutzung der Repositorien Athene Forschung und Open Data UniBw M (Repositorien)

Der Zweck von Open Data und Athene Forschung UniBw M ist es, Forschungsdaten und Publikationen zu erfassen, zu beschreiben, zu erhalten und zugänglich zu machen. Die Dienste werden beide lokal betrieben und bieten Ihnen die Möglichkeit, Inhalte hochzuladen, zu übermitteln, zu veröffentlichen, zu verteilen oder anderweitig in den Dienst einzustellen. Die Inhalte werden als Datensätze bestehend aus Dateien und beschreibenden Metadaten gespeichert.

Es werden zusammenfassend folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Detailliertere Informationen finden Sie hier: https://www.unibw.de/ub/publizieren-zitieren/opendata/ergaenzende-datenschutzerklaerung-zur-nutzung-der-repositorien-atheneforschung-und-open-data-unibw-m-repositorien

Nutzung von TeamDrive – (Externer) Dateiaustausch

Ein auf dem TeamDrive-Server der UniBw M eingerichteter gemeinsamer Arbeitsbereich (Space) kann auch externen Nutzern zur Verfügung gestellt werden.

Ein Space ist ein Datenraum (ein überwachter Ordner mit Inhalten). TeamDrive synchronisiert die Inhalte des Space und alle Änderungen darin, auf die Client Installationen (Endgeräte) der Space-Mitglieder.Alle Daten werden vor dem Verlassen des Clients mit AES-256 verschlüsselt und verbleiben während der Übertragung und Speicherung auf den UniBwM Server in verschlüsselter Form. Berechtigte Clients (auch als externer Nutzer über den WebClient) der Space-Mitglieder laden die verschlüsselten Daten herunter und entschlüsseln diese mit den Schlüsseln, über die ausschließlich die Mitglieder eines Spaces verfügen. Alle Prozesse der Verschlüsselung und der Synchronisation laufen vollautomatisch.

In unserem TeamDrive WebClient werden funktionale Cookies eingesetzt (siehe Erklärung der Cookies in dem Kapitel „Protokollierung & technische Verarbeitungen der Website / Webdienste“).

Weitere Informationen auch zur technischen Funktionsweise erhalten sie hier: https://privacy.teamdrive.net/de/index.html

Weitere gesetzliche Bestimmungen

Als Anbieter von elektronischen Diensten unterliegt die UniBw M dem Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Deshalb erheben wir in den meisten Fällen keine oder nur so wenig wie möglich personenbezogenen Daten. Wo dies durch die von uns verwendete Software dennoch geschieht, löschen wir die Daten automatisch innerhalb kurzer Zeit.

(1) Haftung für Inhalte

Als Anbieter sind wir gemäß den Bestimmungen des Digital Services Act (DSA) für eigene Inhalte unserer Dienste nach den allgemeinen Gesetzen verantwortlich. Nach Art. 4-6 und 8 DSA sind wir als Diensteanbieter jedoch nicht verpflichtet, übermittelte oder gespeicherte fremde Informationen zu überwachen oder nach Umständen zu forschen, die auf eine rechtswidrige Tätigkeit hinweisen. Verpflichtungen zur Entfernung oder Sperrung der Nutzung von Informationen nach den allgemeinen Gesetzen bleiben hiervon unberührt. Eine diesbezügliche Haftung ist jedoch erst ab dem Zeitpunkt der Kenntnis einer konkreten Rechtsverletzung möglich. Bei Bekanntwerden von entsprechenden Rechtsverletzungen werden wir umgehend entsprechende Schritte ergreifen.

(2) Haftung für Links

Diese Homepage und einige Services enthalten Links zu externen Webseiten, auf deren Inhalte wir keinen Einfluss haben. Deshalb können wir für diese fremden Inhalte auch keine Gewähr übernehmen. Für die verlinkten Inhalte ist stets die jeweilige Anbieterin oder Betreiberin der Seiten verantwortlich. Eine permanente inhaltliche Kontrolle der verlinkten Seiten ist ohne konkrete Anhaltspunkte einer Rechtsverletzung nicht zumutbar. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden wir umgehend die gebotenen Schritte ergreifen.

(3) Urheberrecht

Die hier durch die UniBw M erstellten Inhalte unterliegen dem deutschen Urheberrecht. Die Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung und jede Art der Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtes bedürfen in der Regel der schriftlichen Zustimmung der jeweiligen Autorin bzw. Erstellerin. Downloads und Kopien sind grundsätzlich nur für den privaten, nicht kommerziellen Gebrauch gestattet. Sollten Sie auf eine Urheberrechtsverletzung aufmerksam werden, bitten wir um einen entsprechenden Hinweis. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden wir hinsichtlich derartiger Inhalte umgehend die notwendigen Schritte ergreifen.

Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen oder um Änderungen in unserem Webauftritt in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, um über den Schutz der von uns erfassten persönlichen Daten auf dem Laufenden zu bleiben. Durch die fortgesetzte Nutzung des Dienstes erklären Sie sich mit dieser Datenschutzerklärung und deren Aktualisierung einverstanden.

 

 

 

Datenschutzerklärung

Data Privacy Statement of the University of the Bundeswehr Munich

With this Data Privacy Statement, the University of the Bundeswehr Munich is complying with its obligation to inform the users of the University’s website and other online services about how, to what extent, and for what purposes data is processed.

Further chapters address the following specific processing tasks:

How do we collect your data?

One way we collect your data is by processing the information you send us. This can be data that you include in a contact form or send to us in an email, for example. Other data is collected automatically by our IT systems when you visit our website. This is mainly technical data (e.g. web browser, operating system, or time of page view). This data is collected automatically and is for the most part necessary so that we can provide services when you visit our website (see section on "Logging and technical processing of the website/web services").

The following is a list of the purposes for which your data is processed:

  • to provide our online services such as
    • website
    • internal area (inHouse)
    • AtheneForschung
    • surveys (SoSci Survey)
    • video conference (BBB & Jitsi)
  • for logging / security measures (metadata, communication and procedural data, and usage data (e.g. cookies))
  • to manage and answer contact requests and for other communication
  • to process applications / application procedures
  • for participation in surveys/studies
  • for participation in events / information on video and photography
  • for (external) data exchange (TeamDrive).

What rights do you have with regard to your data?

You are entitled to receive information free of charge at any time about the source and recipients of your stored personal data and about the purpose of storing it. You also have the right to ask for this data to be corrected, made unavailable or erased. If you have any questions about your rights or about any other matters concerning data protection, you can contact us at any time at the address found in the Imprint. You are also entitled to lodge a complaint with the competent supervisory authority for the University of the Bundeswehr Munich. Many data processing procedures are only possible with your explicit consent. You have the right to withdraw your consent at any time. Informal notification of this can be sent to us by email. Your withdrawal of consent will not affect the lawfulness of prior processing.

If, as a public entity, we process your data to perform a task assigned to us or to exercise official authority vested in us (Section 3 FDPA in conjunction with Article 6 (1) (e) and Article 6 (3) (b) GDPR), you have the right, for reasons arising from your special situation, to object at any time to the processing of your personal data.

Contact details

The contact details of the controller under the GDPR, the data protection commissioner, the administrative data protection commissioner, and the supervisory body of the University of the Bundeswehr Munich can be found in the Imprint.

You can also send an email to datenschutz@unibw.de.

Logging and technical processing of the website/web services

As soon as you visit our website to register, log on, or even just view the website, a connection is established to our web servers that host the services in question. Certain data are processed in accordance with the HTTP and TCP/IP protocols to enable your browser to display the website. This includes

    • the IP address
    • the site visited (from where the file was requested)
    • the name of downloaded file
    • the date and time of request
    • the data transmission volume
    • the access status, i.e. a message whether access/download was successful
    • a description of the type of web browser used
    • data used to recognize the browser and operating system used (if transmitted by the requesting web browser)

    • the website from which access was made (if transmitted by the requesting web browser).

Each time the website is visited, some of these data are stored in logs. We process these data for server maintenance and (IT) security purposes. In addition, such data are aggregated and anonymized and used to improve information provided by the University of the Bundeswehr Munich (e.g. usage statistics). Log data are erased within 14 days (exception: from December 21 to January 21 a one-month data protocolling process takes place; to gather information relating to cybercrime, the security management team of the University of the Bundeswehr Munich reserves the right in certain cases to keep log files beyond this period for analysis purposes (e.g. quick freeze)). Data will not be used for any other purposes and will not be disclosed to third parties.

Collected data are processed as follows:

  • Log entries are continuously evaluated automatically (IT security systems) in order to detect attacks on the web servers and respond accordingly.
  • In individual cases, i.e. with reported errors, faults and security incidents, the entries are analyzed manually.

JavaScript

This website uses JavaScript. You can disable this function by adjusting your browser settings. You may, however, be unable to use certain features on our website.

Cookies

The website of the University of the Bundeswehr Munich generally only uses cookies that are technically necessary and serve a functional purpose.

Some services offered by the University of the Bundeswehr Munich (e.g. SoSci Survey) use cookies to provide core functions or to ensure IT security (e.g. prevention of CSRF attacks). These cookies enable the web service to recognize your browser and, if you have a registered account, to link it with that account. All these cookies are technically necessary to ensure (comfortable and expected) use (Section 25 (2) (2) TTDSG (New German Telecommunications-Telemedia Data Protection Act)).

Handling requests and contacts

If you contact the University of the Bundeswehr Munich by using the options provided (e.g. contact form, email, social media), your information will be stored for a maximum period of six months provided you have given consent (Article 6 (1) (a), GDPR). Such data are only used to process and answer your request or your case and to answer any follow-up questions. If you use the website’s contact form, the data you enter is forwarded to us via the mail system (it will not be stored in a database). Such data include first name, last name, email address (mandatory), telephone number, and message (mandatory). The date and time are also automatically recorded when a message is sent. Personal data are not forwarded to third parties without your explicit consent.

The University can be contacted via email through the official email addresses of employees, various functional mailboxes, and the central email address of the University of the Bundeswehr Munich (info@unibw.de).

You have the right to withdraw your consent to the processing of your personal data at any time. If you do so, a conversation cannot be continued. All personal data which have been stored will be erased provided there are no other legal time limits. To accelerate the withdrawal process, please cite DATAV-V no. 10063425.

Personal data sent to the central address and stored in the organizational element responsible for central message distribution are erased a week after they have been forwarded to the responsible organizational elements. In the organizational elements, the data you provide (e.g. first and last names, address), your email address, and information in the email (including any personal data you provide) will be stored and processed in order to establish contact and handle your request. If you use your own email client, no personal data will be stored on the homepage.

If we receive a message from you by email, we will assume that you would like to receive a response to your request also by email. The data in the message and the email address will then be used for correspondence purposes or in order to process your request. If you wish to receive a response by post, please let us know and provide your address.

Security information with regard to e-mail

While the University of the Bundeswehr Munich aims to fully protect any data you provide in emails, this cannot be guaranteed. If you intend to send confidential information via email, please ask the recipient beforehand about encryption options. You can instead send confidential information by post.

We use filters to block unwanted advertising (spam). On rare occasions, these filters incorrectly categorize normal email as spam and sometimes refuse to accept it. Emails that contain viruses etc. will automatically be erased.

Data privacy regarding job applications

We collect and process personal data in application procedures in order to make decisions about hiring.

We only process data that are related to your application. These may be general personal data (name, address, contact details, etc.), information about your professional qualifications and education, information about vocational training, and any other data you might send to us in connection with your application, e.g. by mail or by post, or information gathered during interviews.

Legal basis for processing data

For employees – Article 88 GDPR in conjunction with Section 26 (1) FDPA; for civil servants – Section 106 BBG (Federal Civil Servants Act).

Recipients or categories of recipients of personal data

In application procedures, data are processed by offices at University of the Bundeswehr Munich that are responsible for applications. If necessary, your data will be forwarded within the Bundeswehr to offices that are involved in the application and selection procedure.

Storage period

We will store your personal data for as long as is necessary to decide on your application. Your personal data and application documents will be erased no later than six months after the application procedure has been completed (e.g. after receipt of a rejection letter). In addition, we will only store your personal data if required by law or if necessary to enforce, exercise, or defend legal rights (e.g. Section 15 (4) of the General Act on Equal Treatment) for the duration of a legal dispute. If you have given your consent for your personal data to be stored for a longer period, we will store your data in accordance with your declaration of consent (Article 6 (1) (a) GDPR).

If an application procedure leads to a position as an employee, trainee or intern, we can, in accordance with Article 88 GDPR in conjunction with Section 26 FDPA or Section 106 of the Federal Civil Servants Act, further process the personal data we have received from you for employment purposes (e.g. for your personal records) if this is necessary to carry out or end employment or to exercise or fulfil rights and duties relating to employee representation laid down in laws or collective labor agreements, company agreements or establishment agreements (collective agreements). Your data will only be forwarded to third parties outside the Bundeswehr in order to fulfil statutory obligations (e.g. tax law, social security law, collective labor agreements, company or work agreements (collective agreements)).

Participation in surveys/studies

As a rule, all surveys and studies contain information about data protection. This information mainly relates to the purposes of the surveys and studies.

The University of the Bundeswehr Munich offers the software Sosci Survey (https://survey.unibw.de) for empirical surveys, for example. This system collects log data (see section on "Logging and technical processing of the website/web services").

Most scientific surveys and studies require your prior consent unless they are anonymous (Article 6 (1) (a) EU GDPR in conjunction with Article 89 (1) GDPR; with certain categories of personal data: Article 6 (1) (a), Article 9 (2) (a) GDPR in conjunction with Article 89 (1 and 2) GDPR, Section 27 (3 and 4) FDPA).

Your consent is voluntary and there are no disadvantages if you do not give your consent (in which case it will, as a rule, not be possible for you to participate in a survey or study) or subsequently withdraw your consent.

If you have any questions relating to data protection and a particular survey or study, please contact the director of studies or the data protection commissioner of the University of the Bundeswehr Munich (for contact details, see Imprint), specifying the name of the study (and, if applicable, the DATAV-V number).

Participation in events/information on film recordings and photographs

Events at the University of the Bundeswehr Munich can be organized through our Event Management System (https://events.unibw.de).

As a general rule, the data you enter in the registration portal are processed so that you can take part in the event.

In the case of paid events, personal data are processed (Article 6 (1) (b) GDPR)) to handle invoicing, to produce a nameplate for the event and, if necessary, to give your first and last names to guard personnel to ensure you are allowed onto the premises. If the event is free of charge, data processing is based on your consent (Article 6 (1) (a)).

If an invoice is issued, your invoice data – unless specified otherwise – will be forwarded to ITIS e.V., a legally independent data processing center attached to the University of the Bundeswehr Munich.

Filming, audio recording and photography take place at many events. It is possible you may be identified in images, recordings or film footage, either directly or indirectly. These are generally used for public relations activities at the University of the Bundeswehr Munich (Article 6 (1) (1) (e), (2) and (3) GDPR in conjunction with Section 3 FDPA).

If you do not wish to be photographed or filmed, please speak to the photographers. Any photographs that are not used after the event will be immediately erased.

Using AtheneForschung and Open Data UniBw M repositories

The purpose of AtheneForschung and Open Data UniBw M is to collect, describe, maintain and make available research data and publications. Both services are locally operated and allow you to upload, send, publish, distribute or otherwise enter data. Contents are stored as data sets consisting of files and descriptive metadata.

The following personal data is processed:

  • User account data
  • Research data and publications
  • Guest book entries
  • Metadata

For further information please visit: https://www.unibw.de/ub/publizieren-zitieren/opendata/ergaenzende-datenschutzerklaerung-zur-nutzung-der-repositorien-atheneforschung-und-open-data-unibw-m-repositorien (currently only available in German).

Using TeamDrive – An (external) data exchange service

A joint workspace (space) on the University’s TeamDrive server can also be accessed by external users.

A space is a data room (a monitored folder with contents). TeamDrive synchronizes space content and all changes made in it with the devices of space members. Before leaving the client, all data are encrypted with AES-256 and remain encrypted on the University server during transmission and storage. Authorized clients (also as external users via the web client) of space members download encrypted data and decrypt it with keys to which only they have access. All encryption and synchronization processes are fully automatic.

Our TeamDrive web client uses functional cookies (see section on “Logging and technical processing of the website/web services”).

You can find further information on technical functionality at https://privacy.teamdrive.net/en/

Other regulations

As a provider of electronic services, the University of the Bundeswehr Munich must observe the principles of data reduction and data economy. This is why, in most cases, we refrain from collecting personal data or we collect as little personal data as possible. When our software does collect personal data, we erase the data automatically within a short period of time.

(1) Liability for content

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Updating of data protection declaration

We reserve the right to update our data protection declaration as necessary to ensure that it always complies with current legal requirements and to implement modifications to our website in the data protection declaration. We advise you to check the data protection declaration on a regular basis in order to stay up-to-date on the protection of personal data we collect. By continuing to use this service, you are consenting to the data protection declaration and any updates thereof.