Data Protection Declaration


Datenschutzerklärung der Universität der Bundeswehr München

Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung kommt die Universität der Bundeswehr München (UniBw M) ihrer Verpflichtung nach, die Nutzerinnen und Nutzer der universitären Homepage und weiteren Onlinedienste über Art, Umfang und Zwecke der Datenverarbeitung zu unterrichten.


Weitere Kapitel behandeln folgende, spezielle Verarbeitungstätigkeiten:


Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben oder uns in einer Email zusenden. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch und ist größtenteils technisch zur Bereitstellung der Dienste notwendig, sobald Sie unsere Website betreten (siehe Kapitel „Protokollierung & technische Verarbeitungen der Website/Webdienste“).

Hier finden Sie eine Liste der Zwecke der Verarbeitungstätigkeiten:

  • Bereitstellung unseres Onlineangebotes, z. B.:
    • Homepage
    • Interner Bereich (inHouse)
    • Athene Forschung
    • Umfragen (Sosci Survey)
    • Videokonferenz (BBB & Jitsi)
  • Protokollierung/Sicherheitsmaßnahmen (Meta-, Kommunikations- und Verfahrensdaten, sowie Nutzungsdaten (wie z. B. Cookies))
  • Verwaltung und Beantwortung von Kontaktanfragen und weitere Kommunikation
  • Bearbeitung von Bewerbungen/Bewerbungsverfahren
  • Teilnahme an Umfragen/Studien
  • Teilnahme an Veranstaltungen/Film- & Fotografierhinweise
  • (Externer) Dateiaustausch (TeamDrive)


Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der für die UniBw M zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Sollten wir Ihre Daten als öffentliche Stelle zur Erfüllung einer uns übertragenen Aufgabe oder für die Ausübung der ihr übertragenen öffentlichen Gewalt verarbeiten (§3 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 lit. b DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einlegen.


Kontaktdaten

Die Kontaktinformationen zu der/dem Verantwortlichen im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung sowie der/des Datenschutzbeauftragten, der/des Administrativen Datenschutzbeauftragten und der Aufsichtsbehörde der UniBw M finden Sie im Impressum.

Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, eine E-Mail an datenschutz@unibw.de zu schicken.


Protokollierung & technische Verarbeitungen der Website / Webdienste

Sobald Sie unsere Dienste aufrufen, um sich zu registrieren / anzumelden oder auch während der Nutzung im Allgemeinen, wird eine Verbindung zu unserem jeweiligen Webserver aufgebaut, auf dem die jeweiligen Dienste betrieben werden. Um dem Browser Deines Endgeräts die Seite anzeigen zu können, werden dabei entsprechend dem HTTP und TCP/IP Protokoll gewisse Daten verarbeitet. Dazu gehören:

  • die IP-Adresse,
  • die aufgerufene Seite (von der aus die Datei angefordert wurde),
  • der Name der abgerufenen Datei,
  • das Datum und die Uhrzeit der Anforderung,
  • die übertragene Datenmenge,
  • der Zugriffsstatus, d. h. eine Meldung, ob der Zugriff/Abruf erfolgreich war,
  • eine Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers
  • Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems (sofern vom anfragenden Webbrowser übermittelt)
  • Webseite, von der aus der Zugriff erfolgte (sofern vom anfragenden Webbrowser übermittelt)

Nach jedem Seitenbesuch werden einige dieser Daten in Logs gespeichert. Wir verarbeiten diese Daten zu Zwecken der Wartung und (IT-)Sicherheit der Server. Die Daten werden zusätzlich aggregiert, bzw. anonymisiert und zur Verbesserung des Informationsangebotes der Universität der Bundeswehr München genutzt (z. B. Nutzungsstatistiken). Eine vollständige Löschung der Log-Daten geschieht innerhalb von 14 Tagen (Ausnahme: vom 21. Dezember bis zum 21. Januar findet eine einmonatige Datenprotokollierung statt; Das Sicherheitsmanagement der UniBw M behält sich im Rahmen der Aufklärung von Cyberkriminalität das Recht vor, anlassbezogen Log-Daten auch über diesen Zeitraum hinaus zu Analysezwecken vorzuhalten (z. B. Quick-Freeze)). Eine andere Verwendung oder Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Die Verarbeitung der erhobenen Daten geschieht wie folgt:

  • Die Logeinträge werden kontinuierlich automatisch (IT-Sicherheitssysteme) ausgewertet, um Angriffe auf die Webserver erkennen und entsprechend reagieren zu können.
  • In Einzelfällen, d. h. bei gemeldeten Störungen, Fehlern und Sicherheitsvorfällen, erfolgt eine manuelle Analyse.

JavaScript

Auf dieser Website wird JavaScript verwendet. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden. Hierdurch könnte allerdings der Funktionsumfang unseres Angebotes eingeschränkt werden.

Cookies

Die Website der UniBw M verwendet grundsätzlich keine technisch nicht notwendigen oder funktional unerwünschten Cookies.

Einige Dienste der UniBw M (z. B. SoSci Survey) verwenden Cookies, um Kernfunktionen bereitzustellen oder die IT-Sicherheit zu gewährleisten (z. B. Verhinderung von CSRF-Attacken). Diese Cookies ermöglichen es u. a. dem Webdienst, Ihren Browser wiederzuerkennen und, sofern Sie ein registriertes Konto haben, diesen mit Ihrem registrierten Konto zu verknüpfen. Alle diese Cookies sind technisch notwendig um die Nutzung (komfortabel und erwartungsgemäß) zu ermöglichen (§25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG).


Umgang mit Anfragen und Kontaktaufnahmen

Nehmen Sie mit der UniBw M durch die angebotenen Kontaktmöglichkeiten (z. B. Kontaktformular, Email, Social Media) Verbindung auf, werden Ihre Angaben aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) längstens für einen Zeitraum von sechs Monaten gespeichert. Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage, bzw. Ihres Vorgangs und für den Fall von Anschlussfragen verarbeitet. Nutzen Sie das Kontaktformular der Website, werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns über das Mailsystem übermittelt (eine Speicherung in einer Datenbank findet nicht statt). Diese Daten sind: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse (Pflichtfeld), Telefonnummer, Nachricht (Pflichtfeld). Zum Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem Datum und Uhrzeit automatisch verarbeitet. Es erfolgt keine Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an Dritte ohne Ihre explizite Einwilligung.

Eine Kontaktaufnahme per E-Mail ist neben den personengebundenen dienstlichen E-Mail-Adressen der Beschäftigten und diversen Funktionspostfächern auch über die zentrale E-Mail-Adresse der UniBw M (info@unibw.de) möglich.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht, sofern nicht andere gesetzliche Fristen gelten. Um die Bearbeitung des Widerrufs zu beschleunigen, geben Sie bitte die DATAV-V-Nr. 10063425 an.

Die an die zentrale Adresse gesandten und in der für die zentrale Nachrichtenverteilung zuständigen Organisationseinheit gespeicherten personenbezogenen Daten werden nach der Weiterleitung an die zuständigen Organisationseinheiten nach einer Woche gelöscht. In den Organisationseinheiten werden die von Ihnen übermittelten Daten (z. B.: Name, Vorname, Anschrift), zumindest jedoch die E-Mail-Adresse, sowie die in der E-Mail enthaltenen Informationen (inklusive gegebenenfalls von Ihnen übermittelter personenbezogener Daten) zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert. Sofern Sie Ihren eigenen E-Mail-Client nutzen, werden auf der Homepage keine personenbezogenen Daten gespeichert.

Sollten wir eine Nachricht von Ihnen per E-Mail erhalten, so ist davon auszugehen, dass Sie eine Antwort auf Ihr Anliegen ebenfalls per E-Mail wünschen. Die Daten der Nachricht und die E-Mail-Adresse werden dann für die Korrespondenz, bzw. die Vorgangsbearbeitung mit Ihnen verwendet. Soll eine Antwort auf postalischem Weg erfolgen, so teilen Sie uns diesen Wunsch zusammen mit Ihrer Anschrift bitte mit.

Sicherheitshinweise in Bezug auf den E-Mail-Verkehr

Die Universität der Bundeswehr München möchte Sie darauf hinweisen, dass die vollständige Datensicherheit im Rahmen der Kommunikation per E-Mail angestrebt, aber nicht vollständig gewährleistet werden kann. Für die Übermittlung vertraulicher Informationen per E-Mail fragen Sie bitte vorab den Adressaten nach der Möglichkeit einer Datenverschlüsselung oder nutzen Sie bei der Übermittlung von vertraulichen Informationen den Postweg.

Wir setzen Filter gegen unerwünschte Werbung (SPAM-Filter) ein, die in seltenen Fällen auch normale E-Mails fälschlicherweise automatisiert als unerwünschte Werbung einordnen und manchmal auch deren Annahme verweigern. E-Mails, die schädigende Programme (Viren o. ä.) enthalten, werden von uns in jedem Fall automatisch gelöscht.


Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Die personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren werden zum Zweck der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet.

Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung z. B. per Mail oder Post übermitteln oder Erkenntnisse aus dem Bewerbungsgespräch.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Für Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer - Artikel 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG, für Beamte; § 106 BBG.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die Daten werden im Bewerbungsverfahren von den zuständigen bewerbungsbearbeitenden Stellen der UniBw M verarbeitet. Ggf. werden Ihre Daten innerhalb der Bundeswehr an die am Bewerbungs- und Auswahlverfahren zu beteiligenden Stellen weitergegeben, soweit dies für die Bearbeitung des Vorgangs erforderlich ist.

Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen werden maximal sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (z. B. § 15 Absatz 4 des Allgemeines Gleichbehandlungsgesetzes (AGG)) für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist. Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung (Art. 6 Abs 1 a DSGVO).

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis oder Praktikantenverhältnis zwischen Ihnen und uns, können wir gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG, bzw. § 106 BBG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (z. B. Personalakte) weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Stellen außerhalb der Bundeswehr erfolgt ausschließlich im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht, Tarifvertrag, Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung)).


Teilnahme an Umfragen/Studien

In der Regel enthalten alle Umfragen/Studien Hinweise zum Datenschutz, vor allem um deren Zwecke darzulegen.

Die UniBw M bietet für z. B. empirische Umfragen die Software „SosciSurvey“ an (https://survey.unibw.de). Auch bei diesem System werden Log-Daten (siehe Kapitel „Protokollierung & technische Verarbeitungen der Website/Webdienste“) erhoben.

Die meisten wissenschaftlichen Umfragen & Studien beruhen, sofern nicht von Anfang an eine anonyme Teilnahme möglich ist, auf Ihrer Einwilligung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-DSGVO i.V.m. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten: Art. 6 Abs. 1 lit. a., Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 89 Abs. 1 & 2 DSGVO, § 27 Abs. 3 & 4 BDSG).

Ihre Einwilligung ist freiwillig und es entstehen Ihnen keine Nachteile, wenn Sie Ihre Einwilligung nicht erteilen (dann ist eine Teilnahme an einer Umfrage/Studie regelmäßig nicht möglich) oder nachträglich widerrufen.

Sollten Sie datenschutzrechtliche Fragen zu einer Umfrage/Studie haben, wenden Sie sich gerne unter Nennung der Studie (und ggf. einer entsprechenden DATAV-V-Nr.) an den Studienleiter oder an den administrativen Datenschutzbeauftragten der UniBw M (Kontaktdaten im Impressum).


Teilnahme an Veranstaltungen / Hinweise zu Film- & Fotoaufnahmen

Die UniBw M bietet die Möglichkeit, Veranstaltungen über unser Event-Management-System (https://events.unibw.de) zu organisieren.

Somit werden Ihre im Registrierungsportal eingegebenen Daten in der Regel zum Zwecke Ihrer Teilnahme verarbeitet.

Sollte es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung handeln, umfasst die Datenverarbeitung (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) das Prüfen einer möglichen Rechnungsstellung, das Erstellen eines Namensschildes für die Veranstaltung sowie ggf. das Weitergeben an die Wache Ihres Vor- und Nachnamens zum Gewähren des Einlasses auf das Tagungsgelände. Sollte es sich um eine kostenlose Veranstaltung handeln, basiert die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a.)

Im Falle einer Rechnungsstellung werden Ihre Rechnungsdaten, sofern nicht anders angegeben, an unseren Auftragsverarbeiter ITIS e. V. weitergeleitet, einem An-Institut der UniBw M.

Bei vielen Veranstaltungen werden Film- und ggf. Tonaufnahmen sowie Fotos gemacht. Es ist dabei nicht auszuschließen, dass Sie auf den Aufnahmen direkt oder indirekt identifiziert werden können. Die Aufnahmen dienen in der Regel der Öffentlichkeitsarbeit der UniBw M (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, Abs. 2, Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 3 BDSG).

Wenn Sie nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, können Sie den Fotografen direkt ansprechen. Die im Anschluss an die Veranstaltung nicht verwendeten Fotos werden unverzüglich gelöscht.


Nutzung von TeamDrive – (Externer) Dateiaustausch

Ein auf dem TeamDrive-Server der UniBw M eingerichteter gemeinsamer Arbeitsbereich (Space) kann auch externen Nutzern zur Verfügung gestellt werden.

Ein Space ist ein Datenraum (ein überwachter Ordner mit Inhalten). TeamDrive synchronisiert die Inhalte des Space und alle Änderungen darin, auf die Client Installationen (Endgeräte) der Space-Mitglieder. Alle Daten (neue Dateien oder Änderungen) werden vor dem Verlassen des Clients hoch verschlüsselt und verschlüsselt in der UniBw M Cloud gespeichert. Berechtigte Clients (auch als externer Nutzer über den WebClient) der Space-Mitglieder laden die verschlüsselten Daten herunter und entschlüsseln diese mit den Schlüsseln, über die ausschließlich die Mitglieder eines Spaces verfügen. Alle Prozesse der Verschlüsselung und der Synchronisation laufen vollautomatisch.

In unserem TeamDrive WebClient werden funktionale Cookies eingesetzt (siehe Erklärung der Cookies in dem Kapitel „Protokollierung & technische Verarbeitungen der Website / Webdienste“).

Weitere Informationen auch zur technischen Funktionsweise erhalten sie hier: https://privacy.teamdrive.net/de/index.html


Weitere gesetzliche Bestimmungen

Als Anbieter von elektronischen Diensten unterliegt die UniBw M dem Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Deshalb erheben wir in den meisten Fällen keine oder nur so wenig wie möglich personenbezogenen Daten. Wo dies durch die von uns verwendete Software dennoch geschieht, löschen wir die Daten automatisch innerhalb kurzer Zeit.

(1) Haftung für Inhalte

Als Anbieter sind wir gemäß § 7 Abs. 1 TMG (ab 17.02.2024: Art. 4 DSA)  für eigene Inhalte unserer Dienste nach den allgemeinen Gesetzen verantwortlich. Nach §§ 8 bis 10 TMG (ab 17.02.2024: Art. 4-6 und 8 DSA) sind wir als Diensteanbieter jedoch nicht verpflichtet, übermittelte oder gespeicherte fremde Informationen zu überwachen oder nach Umständen zu forschen, die auf eine rechtswidrige Tätigkeit hinweisen. Verpflichtungen zur Entfernung oder Sperrung der Nutzung von Informationen nach den allgemeinen Gesetzen bleiben hiervon unberührt. Eine diesbezügliche Haftung ist jedoch erst ab dem Zeitpunkt der Kenntnis einer konkreten Rechtsverletzung möglich. Bei Bekanntwerden von entsprechenden Rechtsverletzungen werden wir umgehend entsprechende Schritte ergreifen.

(2) Haftung für Links

Diese Homepage und einige Services enthalten Links zu externen Webseiten, auf deren Inhalte wir keinen Einfluss haben. Deshalb können wir für diese fremden Inhalte auch keine Gewähr übernehmen. Für die verlinkten Inhalte ist stets die jeweilige Anbieterin oder Betreiberin der Seiten verantwortlich. Eine permanente inhaltliche Kontrolle der verlinkten Seiten ist ohne konkrete Anhaltspunkte einer Rechtsverletzung nicht zumutbar. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden wir umgehend die gebotenen Schritte ergreifen.

(3) Urheberrecht

Die hier durch die UniBw M erstellten Inhalte unterliegen dem deutschen Urheberrecht. Die Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung und jede Art der Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtes bedürfen in der Regel der schriftlichen Zustimmung der jeweiligen Autorin bzw. Erstellerin. Downloads und Kopien sind grundsätzlich nur für den privaten, nicht kommerziellen Gebrauch gestattet. Sollten Sie auf eine Urheberrechtsverletzung aufmerksam werden, bitten wir um einen entsprechenden Hinweis. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden wir hinsichtlich derartiger Inhalte umgehend die notwendigen Schritte ergreifen.


Aktualisierung der Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzbestimmungen gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen oder um Änderungen in unserem Webauftritt in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzbestimmungen regelmäßig zu lesen, um über den Schutz der von uns erfassten persönlichen Daten auf dem Laufenden zu bleiben. Durch die fortgesetzte Nutzung des Dienstes erklären Sie sich mit diesen Datenschutzbestimmungen und deren Aktualisierung einverstanden.

 

 

 

Datenschutzerklärung


Data Protection Declaration of the University of the Bundeswehr Munich

In this data protection declaration, the University of the Bundeswehr Munich (UniBw M) fulfills its obligation to inform users of the university homepage and other online services about the type, scope and purposes of data processing.


Further chapters deal with the following special processing activities:


How do we collect your data?

On the one hand, your data is collected when you provide it to us. This may, for example, be data that you enter in a contact form or send us in an email. Other data is collected automatically by our IT systems when you visit the website. This is primarily technical data (e.g. internet browser, operating system, or time of page view). This data is collected automatically and is largely technically necessary for the provision of services as soon as you enter our website (see section "Logging & technical processing of the website/web services").

Here you will find a list of the purposes of the processing activities:

  • Provision of our online services, e.g.:
    • homepage
    • internal area (inHouse)
    • athene Research
    • surveys (Sosci Survey)
    • video conferencing (BBB & Jitsi)
  • Logging/security measures (meta, communication and procedural data, as well as usage data (such as cookies))
  • Managing and responding to contact requests and other communication
  • Processing of applications/application procedures
  • Participation in surveys/studies
  • Participation in events/film & photography information
  • (External) file exchange (TeamDrive)

What rights do you have with regard to your data?

You have the right to receive information about the origin, recipient and purpose of your stored personal data free of charge at any time. You also have the right to request the correction, blocking or deletion of this data. You can contact us at any time at the address given in the imprint if you have any further questions on the subject of data protection. You also have the right to lodge a complaint with the supervisory authority responsible for UniBw M. Many data processing operations are only possible with your express consent. You can withdraw your consent at any time. All you need to do is send us an informal email. The legality of the data processing carried out until the revocation remains unaffected by the revocation.

If we process your data as a public body for the performance of a task assigned to us or for the exercise of public authority conferred on it (Section 3 BDSG in conjunction with Art. 6 para. 1 lit. e, para. 3 lit. b GDPR), you can object to the processing of personal data concerning you at any time for reasons arising from your particular situation.


Contact details

The contact information for the controller within the meaning of the General Data Protection Regulation as well as the Data Protection Officer, the Administrative Data Protection Officer and the supervisory authority of UniBw M can be found in the imprint.

Alternatively, you can also send an email to datenschutz@unibw.de.


Logging & technical processing of the website / web services

As soon as you access our services to register / log in or during use in general, a connection is established to our respective web server on which the respective services are operated. In order to display the page to the browser of your end device, certain data is processed in accordance with the HTTP and TCP/IP protocol. This includes

  • the IP address,
  • the page accessed (from which the file was requested)
  • the name of the requested file
  • the date and time of the request
  • the amount of data transferred,
  • the access status, i.e. a message as to whether the access/retrieval was successful,
  • a description of the type of web browser used
  • Identification data of the browser and operating system used (if transmitted by the requesting web browser)
  • Website from which the access was made (if transmitted by the requesting web browser)

Some of this data is stored in logs after each page visit. We process this data for the purposes of server maintenance and (IT) security. The data is also aggregated or anonymized and used to improve the information offered by the University of the Bundeswehr Munich (e.g. usage statistics). The log data is completely deleted within 14 days (exception: from December 21 to January 21, data is logged for one month; the security management of the UniBw M reserves the right to retain log data beyond this period for analysis purposes (e.g. quick freeze) as part of the investigation of cybercrime). The data will not be used for any other purpose or passed on to third parties.

The data collected is processed as follows:

  • The log entries are continuously evaluated automatically (IT security systems) in order to detect attacks on the web servers and to be able to react accordingly.
  • In individual cases, i.e. in the event of reported malfunctions, errors and security incidents, a manual analysis is carried out.

JavaScript

JavaScript is used on this website. You can disable this function by changing the settings in your Internet browser. However, this may limit the functionality of our website.

Cookies

The UniBw M website does not use any technically unnecessary or functionally undesirable cookies.

Some UniBw M services (e.g. SoSci Survey) use cookies to provide core functions or to ensure IT security (e.g. prevention of CSRF attacks). Among other things, these cookies enable the web service to recognize your browser and, if you have a registered account, to link it to your registered account. All these cookies are technically necessary to enable use (convenient and as expected) (§25 para. 2 no. 2 TTDSG).


Dealing with inquiries and contacts

If you contact UniBw M via the contact options offered (e.g. contact form, email, social media), your data will be stored for a maximum period of six months on the basis of your consent (Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. a GDPR). This data is processed exclusively for processing and answering your inquiry or process and in the event of follow-up questions. If you use the contact form on the website, the data entered in the input mask will be transmitted to us via the mail system (it is not stored in a database). These data are First name, last name, e-mail address (mandatory field), telephone number, message (mandatory field). At the time the message is sent, the date and time are also processed automatically. This personal data will not be passed on to third parties without your explicit consent.

In addition to the personal business e-mail addresses of employees and various functional mailboxes, contact by e-mail is also possible via the central e-mail address of the UniBw M (info@unibw.de).

You have the option to withdraw your consent to the processing of personal data at any time. In such a case, the conversation cannot be continued. All personal data stored in the course of contacting us will be deleted in this case, unless other legal deadlines apply. To speed up the processing of the revocation, please enter the DATAV-V no. 10063425.

The personal data sent to the central address and stored in the organizational unit responsible for central message distribution will be deleted after one week following forwarding to the responsible organizational units. The organizational units will store the data you send (e.g.: surname, first name, address), but at least the e-mail address, as well as the information contained in the e-mail (including any personal data you may have provided) for the purpose of contacting you and processing your request. If you use your own e-mail client, no personal data will be stored on the homepage.

If we receive a message from you by e-mail, it can be assumed that you would also like a reply to your request by e-mail. The data in the message and the e-mail address will then be used for correspondence and processing with you. If you would like us to reply by post, please let us know this request together with your address.

Security information in relation to e-mail traffic

The University of the Bundeswehr Munich would like to point out that complete data security in the context of communication by e-mail can be aimed for, but not completely guaranteed. For the transmission of confidential information by e-mail, please ask the addressee in advance about the possibility of data encryption or use the postal service for the transmission of confidential information.

We use filters against unwanted advertising (SPAM filters), which in rare cases also automatically classify normal e-mails as unwanted advertising and sometimes refuse to accept them. E-mails containing harmful programs (viruses or similar) are automatically deleted by us in all cases.


Data protection for applications and in the application process

Personal data in the application process is processed for the purpose of deciding on the establishment of an employment relationship.

We only process data that is related to your application. This may include general personal data (name, address, contact details, etc.), information on your professional qualifications and school education, information on further professional training and any other data that you send us in connection with your application, e.g. by e-mail or post, or information from the interview.

Legal basis for the processing

For employees - Article 88 GDPR in conjunction with. § Section 26 (1) BDSG, for civil servants; Section 106 BBG.

Recipients or categories of recipients of the personal data

The data will be processed in the application procedure by the responsible application processing offices of UniBw M. If necessary, your data will be passed on within the Bundeswehr to the offices involved in the application and selection process, insofar as this is necessary for the processing of the procedure.

Duration of storage

We store your personal data for as long as is necessary to make a decision about your application. Your personal data or application documents will be deleted a maximum of six months after the end of the application process (e.g. the announcement of the rejection decision). We only store your personal data beyond this if this is required by law or in a specific case for the assertion, exercise or defense of legal claims (e.g. Section 15 (4) of the General Equal Treatment Act (AGG)) for the duration of a legal dispute. In the event that you have consented to your personal data being stored for a longer period of time, we will store it in accordance with your declaration of consent (Art. 6 para. 1 a GDPR).

If, following the application procedure, an employment relationship, training relationship or internship relationship is established between you and us, we may, in accordance with Art. 88 GDPR in conjunction with Section 26 BDSG or Section 106 BBG, further process the personal data already received from you for the purposes of the employment relationship (e.g. personnel file), insofar as this is necessary for the performance or termination of the employment relationship or for the exercise or fulfillment of the rights and obligations of the representation of employees' interests arising from a law or a collective agreement, a works or service agreement (collective agreement). Your data will only be passed on to bodies outside the Bundeswehr within the framework of legal obligations (e.g. tax law, social security law, collective agreement, works or service agreement (collective agreement)).


Participation in surveys/studies

As a rule, all surveys/studies contain information on data protection, especially to explain their purpose.

UniBw M offers the "SosciSurvey" software for empirical surveys, for example (https://survey.unibw.de). This system also collects log data (see chapter "Logging & technical processing of the website/web services").

Unless anonymous participation is possible from the outset, most scientific surveys & studies are based on your consent (legal basis: Art. 6 para. 1 lit. a EU GDPR in conjunction with Art. 89 para. 1 GDPR). Art. 89 para. 1 GDPR, for special categories of personal data: Art. 6 para. 1 lit. a., Art. 9 para. 2 lit. a GDPR i.V.m. Art. 89 para. 1 & 2 GDPR, § 27 para. 3 & 4 BDSG).

Your consent is voluntary and you will not suffer any disadvantages if you do not give your consent (in which case participation in a survey/study is regularly not possible) or if you subsequently withdraw your consent.

If you have any data protection questions about a survey/study, please contact the study director or the administrative data protection officer of UniBw M (contact details in the imprint), stating the study (and, if applicable, a corresponding DATAV-V-No.).


Participation in events / Notes on filming & photography

UniBw M offers the possibility to organize events via our event management system (https://events.unibw.de).

Your data entered in the registration portal will therefore generally be processed for the purpose of your participation.

If it is a paid event, the data processing (legal basis Art. 6 para. 1 lit. b GDPR) includes checking a possible invoice, creating a name badge for the event and, if necessary, passing on your first and last name to the guard to grant access to the conference area. If the event is free of charge, the data processing is based on your consent (legal basis Art. 6 para. 1 lit. a.).

In the event of invoicing, your invoice data will be forwarded to our processor ITIS e. V., an affiliated institute of UniBw M, unless otherwise stated.

At many events, film and possibly sound recordings and photos are made. It cannot be ruled out that you may be directly or indirectly identified in the recordings. As a rule, the recordings are used for the public relations work of UniBw M (legal basis Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. e, para. 2, para. 3 GDPR i.V.m. § 3 BDSG).

If you do not wish to be photographed or filmed, you can contact the photographer directly. Any photos not used after the event will be deleted immediately.


Use of TeamDrive - (External) file exchange

A shared workspace set up on the UniBw M TeamDrive server can also be made available to external users.

A space is a data room (a monitored folder with content). TeamDrive synchronizes the contents of the Space and all changes in it to the client installations (end devices) of the Space members. All data (new files or changes) is highly encrypted and stored in the UniBw M cloud before leaving the client. Authorized clients (also as external users via the WebClient) of the Space members download the encrypted data and decrypt it with the keys that only the members of a Space have. All encryption and synchronization processes run fully automatically.

Functional cookies are used in our TeamDrive WebClient (see explanation of cookies in the chapter "Logging & technical processing of the website / web services").

Further information, including on the technical functionality, can be found here: https://privacy.teamdrive.net/de/index.html


Further legal provisions

As a provider of electronic services UniBw M is subject to the principle of data avoidance and data minimization. Therefore, in most cases we collect no or as little personal data as possible. Where this does occur due to the software we use, we automatically delete the data within a short period of time.

(1) Liability for content

As a provider, we are responsible for our own content of our services in accordance with Section 7 (1) TMG (from 17.02.2024: Art. 4 DSA) under general law. However, according to Sections 8 to 10 TMG (from 17.02.2024: Art. 4-6 and 8 DSA), we as a service provider are not obliged to monitor transmitted or stored third-party information or to investigate circumstances that indicate illegal activity. Obligations to remove or block the use of information in accordance with general legislation remain unaffected by this. However, liability in this respect is only possible from the time of knowledge of a specific infringement. If we become aware of any such legal infringements, we will take appropriate steps immediately.

(2) Liability for links

This homepage and some services contain links to external websites over whose content we have no influence. Therefore, we cannot accept any liability for this external content. The respective provider or operator of the sites is always responsible for the linked content. We cannot reasonably be expected to permanently monitor the content of linked pages without concrete evidence of a legal infringement. If we become aware of any legal infringements, we will take the necessary steps immediately.

(3) Copyright

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