Folgende Dokumente und Aktionen sind Bestandteil einer Erasmus+-Mobilitätsmaßnahme (KA 103) und müssen vor, während und nach der Mobiltiät zur Verfügung gestellt und (ggf. in Zusammenarbeit mit dem Auslandsbüro) bearbeitet bzw. durchgeführt werden:

Studierendenmobilität (SMS/SMP)

  • Die Pflichten und Rechte der Studierenden im Erasmus+ Programm sind in der Erasmus+ Charta für Studierende geregelt.
  • Das Grant Agreement wird vor Beginn des Auslandsaufenthalts zwischen entsendender Einrichtung und Studierenden abgeschlossen. Es bildet die vertragliche und finanzielle Grundlage des Auslandsaufenthaltes und muss daher im Original vorliegen. Das Grant Agreement enthält unter anderem die Dauer des Förderzeitraums, die Berichtspflichten der Geförderten sowie die vorgesehene finanzielle Erasmus+ Förderung und die Zahlungsweise. Es wird im Vorfeld einer jeden Mobilität vom Auslandsbüro erstellt und den Geförderten zur Unterschrift zugesandt.

  • Das Learning Agreement for Studies (SMS) für Auslandsstudien oder Learning Agreement for Traineeships (SMP) für Auslandspraktika/Praxisaufenthalte beschreibt im Wesentlichen das Programm für den Studienaufenthalt bzw. das Praktikum, legt die Lernziele für die Lernphase im Ausland fest und enthält ebenfalls Bestimmungen für die förmliche Anerkennung der Lernergebnisse. Es wird im Vorfeld einer Mobilität vom Studierenden erstellt und muss vor dem Aufenthalt von drei Parteien (Heimathochschule, Gasthochschule, Studierender) unterzeichnet und in Kopie an das Auslandsbüro übermittelt werden.

  • Die Confirmation of Arrival wird zur Bestätigung der Ankunft zu Beginn der Mobilität seitens der Gastinstitution unterzeichnet und im Anschluss in Kopie an das Auslandsbüro übermittelt. Zusammen mit Grant Agreement, Learning Agreement und dem Abslovieren des ersten OLS-Sprachtests bildet sie die Grundlage für die Auszahlung der ersten Rate des Erasmus+-Mobilitätszuschusses (70%).
  • Die Confirmation of Stay wird zur Bestätigung des Aufenthaltszeitraums kurz vor Ende der Mobilität seitens der Gastinstitution unterzeichnet und im Anschluss in Kopie an das Auslandsbüro übermittelt. Zusammen mit dem Abslovieren des zweiten OLS-Sprachtests sowie der Vervollständigung des Teilnehmerberichts (EU-Survey) bildet sie die Grundlage für die Auszahlung der zweiten Rate des Erasmus+-Mobilitätszuschusses (30%).
  • Das Transcript of Records (ToR) dokumentiert die im Ausland erbrachten Studienleistungen (besuchte Lehrveranstaltungen und Module, ECTS-Credits und Noten) und wird von der Gasthochschule nach Bekanntgabe der erzielten Ergebnisse an die Studierenden ausgestellt.
  • Am Erasmus+-Programm teilnehmende Studierende müssen sowohl vor als auch nach ihrer Mobilität einen OLS-Sprachtest in der Unterrichts- bzw. Arbeitssprache ihrer aufnehmenden Einrichtung durchführen (Ausnahme: Muttersprachler). Nach Zuweisung der Lizenzen durch die entsendende Hochschule erhalten Geförderte den Zugang zu den Sprachtests jeweils automatisch per E-Mail. Die Ergebnisse sind für das Auslandsbüro einsehbar.
  • Insofern Lizenzen verfügbar sind, erhalten am Erasmus+-Programm teilnehmende Studierende außerdem die Möglichkeit, an einem OLS-Sprachkurs in der Unterrichts- bzw. Arbeitssprache ihrer aufnehmenden Einrichtung teilzunehmen. Nach Zuweisung der Lizenzen durch die entsendende Hochschule erhalten Geförderte den Zugang zu den Sprachkursen per E-Mail.
  • Geförderte sind dazu verpflichtet, nach Abschluss der Erasmus+-Mobilitätsmaßnahme einen Teilnehmerbericht (EU-Survey) über das Mobility Tool+ der Europäischen Kommission zu erstellen. den alle Studierenden am Ende ihres Aufenthaltes zusätzlich im Auslandsbüro einreichen müssen.
  • Des Weiteren ist zusätzlich ein schriftlich ausformulierter Erfahrungsbericht für das Auslandsbüro zu erstellen.

Personalmobilität (STA/STT)

  • Das Grant Agreement wird vor Beginn des Auslandsaufenthalts zwischen entsendender Einrichtung und Hochschulpersonal abgeschlossen. Es bildet die vertragliche und finanzielle Grundlage des Auslandsaufenthaltes und muss daher im Original vorliegen. Das Grant Agreement enthält unter anderem die Dauer des Förderzeitraums, die Berichtspflichten der Geförderten sowie die vorgesehene finanzielle Erasmus+ Förderung und die Zahlungsweise. Es wird im Vorfeld einer jeden Mobilität vom Auslandsbüro erstellt und den Geförderten zur Unterschrift zugesandt.

  • Das Mobility Agreement for Teaching (STA) für Unterrichts- und Lehrmobilitäten oder Mobility Agreement for Training (STT) für Fort- und Weiterbildungsmobilitäten dient der Festschreibung der Ziele sowie Bestimmung der inhaltlichen Zuordnung und Dauer einer Mobilitätsmaßnahme. Es wird im Vorfeld einer Mobilität vom Hochschulpersonal erstellt und muss vor dem Aufenthalt von drei Parteien (Heimathochschule, Gasthochschule, Studierender) unterzeichnet werden und in Kopie an das Auslandsbüro übermittelt werden.

  • Die Confirmation of Stay STA oder Confirmation of Stay STT wird zur Bestätigung des Aufenthaltszeitraums (im Fall von STA zusätzlich zur Bestätigung des abgeleisteten Lehrdeputats) kurz vor Ende der Mobilität seitens der Gastinstitution unterzeichnet und im Anschluss in Kopie an das Auslandsbüro übermittelt.

  • Bei Personalmobilitäten muss zusätzlich zu den Erasmus-Unterlagen ein (ggf. durch den/die Vorgesetze/n) unterzeichneter  Dienst- bzw. Beihilfereiseantrag eingereicht werden, welcher für eine Genehmigung der Mobilität der Gegenzeichnung durch das Auslandsbüro bedarf (Kostenübernahme).

  • Geförderte sind dazu verpflichtet, nach Abschluss der Erasmus+-Mobilitätsmaßnahme einen Teilnehmerbericht (EU-Survey) über das Mobility Tool+ der Europäischen Kommission zu erstellen.
  • Des Weiteren muss von STT-Geförderten zusätzlich ein persönlicher Erfahrungsbericht im Auslandsbüro eingereicht werden.