Exchange als neues Mailsystem

Umstellung auf MS-Exchange und Ablösung der bisherigen Mail- und Groupwaresysteme.

Microsoft Exchange als neues Groupware-System an der Universität der Bundeswehr München

Zum Ende des Jahres 2015 wurde Microsoft Exchange als neue Basis für Mail und Groupware durch das Rechenzentrum eingeführt. Nach der Migration erster Pilotanwender (Rechenzentrum und einige Bereiche aus Wissenschaft und Verwaltung) werden dann ab 2016 alle Bereiche der Universität sukzessive vom bisherigen Mailsystem auf Exchange umgestellt.

Microsoft Exchange wird dabei künftig die folgenden Systeme vollständig ablösen:

  • Mailboxserver (Basis dovecot) über IMAP und POP
  • Webmailer Squirrelmail
  • Groupwareserver eGroupware

Nach der erfolgreichen Umstellung werden die Altsysteme (nach vorheriger Ankündigung) abgeschaltet.

Details zur Umstellung

Alle Bereiche werden ab Beginn des neuen Jahres sukzessive auf die neue Plattform migriert. Die Festlegung der Reihenfolge der Migration übernimmt das Rechenzentrum. Die studentischen Mailboxen werden voraussichtlich erst zum Sommer 2016 migriert.

Vorteile

  • Microsoft Exchange bietet Ihnen zur Mail-, Kalender-, Kontakte und Aufgabenverwaltung eine einheitliche Oberfläche über die Software Microsoft Outlook (über Campusvertrag für alle Unimitglieder verfügbar) oder über eine moderne Webschnittstelle.
  • Mobilgeräte (iOS, Android, Windows Phone) werden direkt unterstützt.
    Dabei werden über vordefinierte Geräterichtlinien sichere Einstellungen auf den Mobilgeräten vorgenommen (siehe auch Richtline des AK IT-Sicherheit). Damit können Sie im Notfall beispielsweise auch verlorene Geräte selbst zurücksetzen.
  • Die bisherigen Schnittstellen über IMAPs/POPs zu Mailprogrammen wie Thunderbird unter weitestgehender Beibehaltung der Funktionalitäten bleiben erhalten.
  • Die Kommunikation nicht nur innerhalb der einzelnen Bereiche, sondern in der gesamten Universität wird deutlich vereinfacht. Beispielsweise können damit auch Mitarbeiter des wissenschaftlichen Bereichs und der Zentralen Verwaltung sehr einfach gemeinsame Termine abstimmen oder gar Postfächer gemeinsam nutzen.
  • Gemeinsame Postfächer (Shared Mailbox) werden bei Bedarf zentral für Ihren Bereich eingerichtet. Damit können Sie Mails mit mehreren Kollegen teilen und auch bearbeiten. Personal- und Aufgabenwechsel werden damit deutlich vereinfacht.
  • Viele der bislang nur schwer oder gar nicht einzurichtenden Funktionen wie Abwesenheitsbenachrichtigungen oder die Benennung von Urlaubsvertretungen für Posteingang sind dadurch einfach für jeden Nutzer selbst durchführbar.

Informationen zur Umstellung 

  1. Es werden stets Bereiche (Institute, Dezernate, Zentrale Einrichtungen etc.) gemeinsam migriert um die Groupwarefunktionalität auch gleich nutzen zu können.
  2. Für jeden Bereich benötigt das Rechenzentrum einen zentralen Ansprechpartner zur Abstimmung des Zeitpunkts der Migration und der Koordination weiterer Aktivitäten. Dieser Ansprechpartner koordiniert die erforderlichen Aufgaben zwischen dem zu migrierenden Bereich und dem Rechenzentrum. Die Bereiche melden diesen Ansprechpartner per Mail an exchange@support.unibw.de. Ohne gemeldeten Ansprechpartner wird die Migration erst zu einem nachgeordneten Zeitpunkt durchgeführt.
  3. Die Migration wird im Standardfall durch das Rechenzentrum durchgeführt. Alternativ bieten wir einen Server mit Möglichkeit zur selbständigen skriptgesteuerten Migration an, so dass jeder Nutzer eines Bereichs den Zeitpunkt der Migration selbst bestimmen kann, d.h. die Migration wird durch den Nutzer selbst unter Angabe seiner Zugangsdaten durchgeführt. Dies muss allerdings in jedem Bereich einheitlich gehandhabt werden. Das genaue Vorgehen klären wir mit dem uns benannten Ansprechpartner. Der mögliche Vorteil einer selbständigen Migration liegt in einem früheren Migrationszeitpunkt.
  4. Das Speicherkonzept bei Exchange ist datenbankorientiert. Daher müssen zur Sicherstellung der Performance und der Wirtschaftlichkeit die Datenmengen in Ihrer neuen Mailbox begrenzt werden. Für größere Datenmengen steht Ihnen nach der Migration ein zusätzlicher Archivbereich zur Verfügung, in welchen (nach von Ihnen vorgebbaren zeitlichen Kriterien) nicht mehr permanent benötigte Mails verschoben werden. Es ist daher bereits vor der Migration ratsam, dass Sie nicht mehr benötigte Mails noch im Altsystem löschen und sich Gedanken um eine sinnvolle Archivierung machen. Details dazu siehe  https://support.unibw.de/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom&ItemID=702

    Bitte beachten Sie, dass Mail kein geeignetes Medium für Dokumentmanagement ist. Sofern Sie Dokumente auf mehreren (auch mobilen) Endgeräten nutzen möchten ist der Dienst TeamDrive (http://www.unibw.de/teamdrive) die bessere Wahl.
  5. Die Migration einzelner Bereiche kann durchaus mehr als 1-2 Tage andauern, je nach Größe der Mailboxen. Es ist aber sichergestellt, dass Sie bereits zu Beginn der Migration mit Exchange arbeitsfähig sind und neue Mails auch unverzüglich empfangen und beantworten können.
  6. Es wird pro Nutzer/Person jeweils eine persönliche Mailbox eingerichtet. Sofern Sie mehrere Mailadressen (Aliase) oder gar mehrere Kennungen besitzen, werden die Mails alle in dieser persönlichen Mailbox zusammengefasst.
  7. Gemeinsame Postfächer (z.B. mehrere Personen nutzen sekretariat.bereich@unibw.de) können problemlos eingerichtet und die Rechte zur Bearbeitung auf bestimmte Personen übertragen werden. Diese Postfächer können später auch problemlos an andere Personen ohne Einfluss auf die persönliche Mailbox übertragen werden (Funktionspostfach). Die Einrichtung dieser Postfächer stimmen wir mit dem Ansprechpartner ab.

Schulung, Support und Dokumentation

  • Informationen und häufig gestellte Fragen (FAQ) zur und nach der Umstellung, sowie mögliche Auswirkungen, haben wir für Sie in unserem Supportbereich unter https://support.unibw.de/exchange zusammengefasst.
  • Ab 2016 werden wir zur Einführung von Exchange Kurzschulungen für interessierte Mitarbeiter anbieten, so dass die Einarbeitung in die neue Umgebung erleichtert wird. Bei Interesse an Schulungen abonnieren Sie bitte unseren Informations-Verteiler.
  • Für weitere Fragen steht Ihnen unser Servicedesk gerne zur Verfügung. Sie können uns auch unter der Mailadresse exchange@support.unibw.de Anfragen dazu zukommen lassen.

Erste Schritte nach der Migration

Ersteinrichtung eines Kontos

 

Funktionsmailbox als Konto hinzufügen

 

EMail@unibw.de

WebMail

https://email.unibw.de

Nutzerkonto /
Nutzerverwaltung

nutzer.unibw.de
Neu- und Änderungs­anträge bzgl. Kennung (Benutzer­name, Kenn­wort …)

ServiceDesk

Ansprech­stelle für
Beratung, FAQ,
TroubleTicket-System
Mail-Adresse
support@unibw.de
Telefon
+49 89 6004-5555

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