Exchange als aktuelles Mailsystem

MS-Exchange mit Outlook als Groupware-Lösung der UniBwM

Microsoft Exchange als Groupware-System an der Universität der Bundeswehr München

Informationen und häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Exch‍ange und Outlook sind in unserem ►Supportbereich zu Exch‍ange zusammengefasst.

Erste Schritte mit Outlook

Programme aus der "Outlook-Familie" bieten einen einfachen Zugang zu den Mail- und Kalender­funktionen von Exch‍ange; beispielsweise OWA für Browser und Outlook 2013 für den Desktop.

Webmail und Kalender mit Outlook Web App (OWA)

Startbildschirm OWA►https://email.unibw.de
bietet einen browser-basierten Zugang zum Exch‍ange-Service des RZ.
Melden Sie dort sich mit Ihrer RZ-Kennung und Passwort an.

Outlook 2013: Ersteinrichtung eines Kontos

Starten Sie Outlook 2013 (beispiels­weise in den PC-Pools oder unter ►wts.unibw.de verfügbar) und folgen Sie dem Assistenten, wie hier beschrieben:

 

Outlook 2013: Funktionsmailbox als Konto hinzufügen

siehe auch FAQ "►Wann brauche ich ein Funktionspostfach"

Starten Sie Outlook 2013:
→ Tab: DATEI / Informationen / Kontoeinstellungen / Kontoeinstellungen …


 

Vorteile

  • Microsoft Exchange bietet Ihnen zur Mail-, Kalender-, Kontakte und Aufgaben­verwaltung eine einheitliche Oberfläche über die Software Microsoft Outlook (über Campusvertrag für alle Uni­mitglieder verfügbar) oder über eine moderne Web­schnittstelle.
  • Mobilgeräte (iOS, Android, Windows Phone) werden direkt unterstützt.
    Dabei werden über vordefinierte Geräte­richt­linien sichere Einstellungen auf den Mobil­geräten vorgenommen (siehe auch ►Richtline des AK IT-Sicherheit). Damit können Sie im Notfall beispiels­weise auch verlorene Geräte selbst zurücksetzen.
  • Die bisherigen Schnitt­stellen über IMAPs/POPs zu Mail­programmen wie Thunderbird unter weitest­gehender Beibehaltung der Funktionalitäten bleiben erhalten.
  • Die Kommunikation nicht nur innerhalb der einzelnen Bereiche, sondern in der gesamten Universität wird deutlich vereinfacht. Beispiels­weise können damit auch Mitarbeiter des wissenschaft­lichen Bereichs und der Zentralen Verwaltung sehr einfach gemeinsame Termine abstimmen oder gar Postfächer gemeinsam nutzen.
  • Gemeinsame Postfächer (Shared Mailbox / Funktions­postfach) werden bei Bedarf zentral für Ihren Bereich eingerichtet. Damit können Sie Mails mit mehreren Kollegen teilen und auch bearbeiten. Personal- und Aufgaben­wechsel werden damit deutlich vereinfacht.
  • Viele der bislang nur schwer oder gar nicht einzurichtenden Funktionen wie Abwesenheits­benachrich­tigungen oder die Benennung von Urlaubs­vertretungen für Posteingang sind dadurch einfach für jeden Nutzer selbst durchführbar.

Einführungsphase

Zum Ende des Jahres 2015 wurde Microsoft Exch‍ange als neue Basis für Mail und Groupware durch das Rechenzentrum eingeführt. Nach der Migration erster Pilot­anwender (Rechenzentrum und einige Bereiche aus Wissenschaft und Verwaltung) werden seit Januar 2016 alle Bereiche der Universität sukzessive vom bisherigen Mailsystem auf Exch‍ange umgestellt.

Microsoft Exch‍ange wird dabei die folgenden Systeme vollständig ablösen:

  • Mailboxserver (Basis dovecot) über IMAP und POP
  • Webmailer Squirrelmail
  • Groupware­server eGroupware

Nach der erfolgreichen Umstellung werden die Altsysteme (nach vorheriger Ankündigung) abgeschaltet.

Schulung, Support und Dokumentation

  • Informationen und häufig gestellte Fragen (FAQ) zur und nach der Umstellung, sowie mögliche Auswirkungen, haben wir für Sie in unserem ►Supportbereich zu Exch‍ange zusammengefasst.
  • Seit 2016 werden zur Einführung von Exch‍ange Kurzschulungen für interessierte Mitarbeiter angeboten, so dass die Einarbeitung in die neue Umgebung erleichtert wird. Bei Interesse an Schulungen abonnieren Sie bitte unseren ►Informations-Verteiler.
  • Für weitere Fragen steht Ihnen unser Servicedesk gerne zur Verfügung. Sie können uns auch unter der Mailadresse exchange@support.unibw.de Anfragen dazu zukommen lassen.

Details zur Umstellung

Alle Bereiche werden seit Beginn des Jahres 2016 sukzessive auf die Exch‍ange-Plattform migriert. Die Festlegung der Reihenfolge der Migration übernimmt das Rechenzentrum. Die studentischen Mailboxen (Jahrgang 2015 und älter) werden ab März 2017 migriert.

Informationen zur Umstellung

  1. Es werden stets Bereiche (Institute, Dezernate, Zentrale Einrichtungen etc.) gemeinsam migriert um die Groupware­funktionalität auch gleich nutzen zu können.
  2. Für jeden Bereich benötigt das Rechenzentrum einen zentralen Ansprech­partner zur Abstimmung des Zeitpunkts der Migration und der Koordination weiterer Aktivitäten. Dieser Ansprech­partner koordiniert die erforderlichen Aufgaben zwischen dem zu migrierenden Bereich und dem Rechenzentrum. Die Bereiche melden diesen Ansprech­partner per Mail an exchange@support.unibw.de. Ohne gemeldeten Ansprech­partner wird die Migration erst zu einem nachgeordneten Zeitpunkt durchgeführt.
  3. Die Migration wird im Standardfall durch das Rechenzentrum durchgeführt. Alternativ bieten wir einen Server mit Möglichkeit zur selbständigen skript­gesteuerten Migration an, so dass jeder Nutzer eines Bereichs den Zeitpunkt der Migration selbst bestimmen kann, d.h. die Migration wird durch den Nutzer selbst unter Angabe seiner Zugangsdaten durchgeführt. Dies muss allerdings in jedem Bereich einheitlich gehandhabt werden. Das genaue Vorgehen klären wir mit dem uns benannten Ansprech­partner. Der mögliche Vorteil einer selbständigen Migration liegt in einem früheren Migrations­zeitpunkt.
  4. Das Speicher­konzept bei Exch‍ange ist datenbank­orientiert. Daher müssen zur Sicher­stellung der Performance und der Wirtschaftlichkeit die Daten­mengen in Ihrer neuen Mailbox begrenzt werden. Für größere Daten­mengen steht Mitarbeitern nach der Migration ein zusätzlicher Archiv­bereich zur Verfügung, in welchen (nach von Ihnen vorgeb­baren zeitlichen Kriterien) nicht mehr permanent benötigte Mails verschoben werden. Es ist daher bereits vor der Migration ratsam, dass Sie nicht mehr benötigte Mails noch im Altsystem löschen und sich Gedanken um eine sinnvolle Archivierung machen. Details dazu siehe  https://support.unibw.de/otrs/public.pl?Action=PublicFAQZoom&ItemID=702

    Bitte beachten Sie, dass Mail kein geeignetes Medium für Dokument­management ist. Sofern Sie Dokumente auf mehreren (auch mobilen) Endgeräten nutzen möchten ist der Dienst TeamDrive (https://www.unibw.de/teamdrive) die bessere Wahl.
  5. Die Migration einzelner Bereiche kann durchaus mehr als 1-2 Tage andauern, je nach Größe der Mailboxen. Es ist aber sichergestellt, dass Sie bereits zu Beginn der Migration mit Exch‍ange arbeitsfähig sind und neue Mails auch unverzüglich empfangen und beantworten können.
  6. Es wird pro Nutzer/Person jeweils eine persönliche Mailbox eingerichtet. Sofern Sie mehrere Mail­adressen (Aliase) oder gar mehrere Kennungen besitzen, werden die Mails alle in dieser persönlichen Mailbox zusammengefasst.
  7. Gemeinsame Postfächer (z.B. mehrere Personen nutzen sekretariat.bereich@unibw.de) können eingerichtet und die Rechte zur Bearbeitung auf bestimmte Personen übertragen werden. Diese Postfächer können später auch problemlos an andere Personen ohne Einfluss auf die persönliche Mailbox übertragen werden (Funktionspostfach). Die Einrichtung dieser Postfächer stimmt das RZ mit dem Ansprechpartner ab.

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