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Druckkostenabrechnung

Benutzungsbestimmungen und Regelungen zur Druckkostenabrechnung

Generelle Regelungen

Die ►Betriebsordnung des Rechenzentrums ist zu beachten.

  • Die Nutzung der Drucker und Großformatdrucker (Plotter) des RZ ist ausschließlich für dienstliche bzw. studienbezogene Ausdrucke gestattet!
  • Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, seine Druckaufträge über die Druckkosten­auskunft online zu überprüfen und so die entstandenen Kosten zu überwachen.
  • Das RZ veröffentlicht die jeweils aktuellen Druckkostensätze für die verschiedenen Druck­erzeugnisse. Jede Bannerpage wird als gedruckte Seite berechnet, d.h. man sollte bei Bedarf von der Kopien­option Gebrauch machen:
  • Sollte es einmal vorkommen, dass Sie in Ihrer Druckmappe einen Ausdruck finden, den Sie nicht erzeugt haben, so geben Sie diesen bitte möglichst umgehend einschließlich der Banner­page in unserem ServiceDesk zurück.

 

Regelungen für die Mitarbeiter/innen der Bereiche

Ab 01.03.2007 wird das Rechenzentrum alle druck­relevanten Kosten gemeinsam erfassen und diese den verursachenden Kosten­stellen ausgaben­wirksam zuordnen. Dies gilt dann für alle Drucke auf den zentralen Druckern und Großformat­druckern (Plottern) sowie für die Aufträge zur Nach­bearbeitung (Heften, Binden etc.). Die aktuellen ►Druckkostensätze finden Sie auf unseren Webseiten.

Dazu wird jede Kennung des Rechen­zentrums eindeutig einer Kosten­stelle zugewiesen und in regelmäßigen Abständen (die Termine sind noch mit dem Haushälter abzustimmen) haushalts­­mäßig abgerechnet. Wir haben uns bemüht, die vorhandenen Kennungen möglichst korrekt den Kosten­stellen zuzuordnen. Dies ist allerdings nicht immer eindeutig möglich (z.B. bei verschiedenen Kosten­stellen innerhalb eines Instituts bzw. bei falschen Zuordnungen der Nutzer zu Instituten).

Alle Kostenstellen­leiter erhalten ab sofort die Möglichkeit, alle Personen und deren aktive Kennungen innerhalb ihrer Kosten­stelle zu überprüfen und etwaige Unstimmig­keiten möglichst zeitnah an das Rechen­zentrum zu melden. Die Zusammen­stellung erhalten Sie über Ihr ►Nutzerkonto unter dem Punkt "Mitglieder der Kosten­stellen". Zur Vereinfachung des Verfahrens genügt eine Email des Kostenstellen­­leiters mit Angabe der betroffenen Kennungen sowie den neu zuzuweisenden Kosten­stellen.

Jeder Nutzer des Rechenzentrums hat zusätzlich über das ►Nutzerkonto unter dem Punkt "Kennungen/Alias" die Möglichkeit, die Zuordnung seiner Kennungen zu Kosten­stellen zu prüfen. Eine Änderung der Kosten­stelle durch den Nutzer ist innerhalb der Kosten­stellen eines Instituts möglich, bedarf aber der Unterschrift des neuen Kostenstellen­leiters (Antrag wird online zur Verfügung gestellt).

Weitere Details

Die Abrechnung erfolgt immer über eine zugeordnete Kennung. Hat ein Nutzer verschiedene Kennungen am Rechen­zentrum, so kann jede dieser Kennungen einer anderen Kosten­stelle zugeordnet werden. Eine Liste aller gültigen Kosten­stellen können Sie im ►Dokumente-Bereich erhalten.

In Ausnahmefällen können Sie für eine der ihrer Kosten­stelle zugeordeneten Kennung auch eine Sperre für Drucken beantragen. Dies sollte allerdings als Ausnahme angesehen werden nur für den Fall, wo Sie als Leiter der Kosten­stelle dies nicht anderweitig organisatorisch regeln können.

Eine Budgetierung der Kosten kann derzeit noch nicht durchgeführt werden. Dies wird aber in einer künftigen Version der Nutzer­verwaltung möglich sein.

Jeder Nutzer hat derzeit bereits die Möglichkeit, seine Druck­aufträge über das ►Nutzerkonto online zu überprüfen (Punkt "Druckkosten") und die entstandenen Kosten zu überwachen

 

Regelungen für die Studenten der UniBwM

Studenten ersetzen dem Rechen­zentrum die Kosten für die unter ihren studentischen Kennungen auf den Druckern und Großformatdruckern (Plottern) des RZ erzeugten Ausdrucke.

Bei diesen Druckkosten handelt es sich um wiederkehrende Zahlungen. Deshalb wurde das Rechenzentrum aus Wirtschaftlichkeitsgründen von der Zentralen Verwaltung angewiesen, ab 01.01.01 anfallende studentische Druckkosten per Lastschrifteinzugsverfahren einziehen zu lassen.

Jeder Student, der sich dazu entscheidet, den Druckservice des RZ in Anspruch zu nehmen, muss dem RZ eine entsprechende Einzugsermächtigung erteilen, anderenfalls wird er vom Druckservice ausgeschlossen. Dazu muss im ►ZPM der Punkt "Lastschrift" aufgerufen und ausgefüllt werden. Das unterschriebene Formular muss im ServiceDesk abgegeben werden.

In der Praxis läuft das Verfahren wie folgt:

  • Im Rahmen der monatlichen Rechnungsstellung wird geprüft, ob die aufgelaufenen und noch nicht bezahlten Druck­kosten zu einer Kennung unter 5,-- Euro liegen. Wenn ja, wird keine Rechnung gestellt (Vermeidung unwirtschaftlicher Klein-Abbuchungen).
  • Anderenfalls wird eine Rechnung gestellt (Versand bis Mitte des Folgemonats), mit Angabe des Abbuchungs­kontos (wenn schon bekannt) bzw. der Aufforderung zur Erteilung einer Einzugsermächtigung.
  • Spätestens jetzt kann sich der Student über das Zustandekommen des Rechnungs­betrags mittels der Online-Info zu den Druck­kosten informieren. und ggf. ca. 3 Wochen lang den Rechnungs­betrag reklamieren.
  • Ca. 3 Wochen nach Rechnungs­stellung werden die Einzüge veranlasst. Alle Fälle einer dann immer noch fehlenden Einzugsermächtigung werden vom Druck­service ausgesperrt und separat an die Zentrale Verwaltung zur weiteren Bearbeitung gemeldet.
  • Im Fall einer im Rechnungs­monat abgelaufenen Kennung wird geprüft, ob die aufgelaufenen und noch nicht bezahlten Druck­kosten zu dieser Kennung unter  1,-- Euro liegen. Wenn ja, wird keine Rechnung mehr gestellt und die Einzugsermächtigung gelöscht (so vorhanden). Dies dient der Vermeidung eines finalen Mini-Einzugs.
  • Anderenfalls wird geprüft, ob der Sonderfall vorliegt, dass die aufgelaufenen und noch nicht bezahlten Druck­kosten für diese abgelaufene Kennung unter 5,-- Euro liegen und bisher noch nie eine Rechnung gestellt wurde. Wenn ja, wird keine Rechnung mehr gestellt und die Einzugsermächtigung gelöscht (so vorhanden). Dieser Sonderfall dient der Vermeidung der Etablierung einer nur einmal zu benutzenden Kontoverbindung bei relativ geringem Betrag. Wer also in seinem ganzen Studium mit seinen Druck­kosten insgesamt unter 20,-- Euro bleibt, braucht nichts zu bezahlen.
  • Liegt auch dieser Sonderfall nicht vor, wird eine Rechnung gestellt und wie in diesem Fall sonst auch verfahren. Nach erfolgtem (letztmaligem) Einzug wird die Einzugsermächtigung gelöscht (so vorhanden).

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