Konzept

Im HAIPro-Lab starten wir mit einer niedrigschwelligen Aufnahme der Prozesse: VertreterInnen aus Unternehmen und Verwaltung schildern ihre Arbeitsabläufe in Alltagssprache – moderiert, ohne Fachjargon. Wir strukturieren das Gesagte und halten die wesentlichen Schritte verständlich fest. Ergebnis ist eine alltagsnahe Beschreibung der bestehenden Abläufe aus Sicht der Beteiligten. Sie bildet die fundierte Ausgangsbasis für die anschließende Analyse, Modellierung und spätere Verbesserung.

Die in der Aufnahme erhobenen Prozessbeschreibungen werden automatisiert ausgewertet: sprachbasierte (generative) KI erzeugt in Echtzeit BPMN-Modelle des IST-Zustands sowie Vorschläge für SOLL-Varianten. Die Modelle erscheinen unmittelbar am interaktiven Whiteboard, werden gemeinsam diskutiert und iterativ geschärft – mit Fokus auf Effizienz, Nutzerzentrierung und Wertbeitrag. So entsteht ein transparentes, gemeinsames Verständnis und eine belastbare Grundlage für konkrete Verbesserungen und Entscheidungen.

In dieser Phase werden die zuvor erzeugten IST- und SOLL-Modelle gemeinsam weitergedacht: Die Teilnehmenden diskutieren Varianten, prüfen alternative Abläufe und simulieren Interaktionen direkt im Lab. So können neue Prozessideen realitätsnah bewertet werden, bevor sie in der Organisation eingeführt werden. Die Teilnehmenden verlassen das HAIPro-Lab mit abgestimmten BPMN-Modellen für ihre Prozesse, adressatengerechten Textbeschreibungen der aktuellen und künftigen Abläufe sowie einer klaren Übersicht zu Verbesserungsoptionen, die – wo sinnvoll – bereits im Lab erprobt wurden. Damit entsteht eine verlässliche Grundlage für die Umsetzung und nachhaltige Prozessverbesserung.