Akquisitorische Sicht

Die Konkretisierung der akquisitorischen Dimension des Defence Supply Chain Managements wurde im Rahmen des Projektes Lieferantenmanagement vorgenommen. Dieses hatte zum Ziel, ein klar strukturiertes Lieferantenmanagementsystem zu entwickeln und die Bundeswehr hierdurch zu einer erhöhten Transparenz über ihren Lieferantenstamm, zu einer verbesserten Verfügbarkeit von benötigten Produkten und Dienstleistungen und Erzielung optimaler Beschaffungspreise sowie zu einer Verkürzung der Lieferzeiten zu befähigen. Das Projekt wurde von 2011 bis 2012 als Teilprojekt des Modernisierungsprojektes Optimierung der Beschaffung des Bundeswehr unter der Leitung des Bundesministeriums der Verteidigung BMVg AIN III 3 durchgeführt.

Der strategische öffentliche Beschaffungsprozess bildet den Bezugsrahmen für die  Bearbeitung des Projektes und die Identifizierung von möglichen Instrumenten eines Lieferantenmanagements der Bundeswehr. Dieser wird in die Phasen Bedarfsmanagement, Beschaffungsmarktforschung, Vergabe i.e.S. und Beschaffungsabwicklung untergliedert. Das Vergaberecht findet insbesondere in der Phase Vergabe i.e.S. Anwendung, bedarf daneben jedoch grundsätzlich in allen Phasen des strategischen öffentlichen Beschaffungsmanagements der Berücksichtigung. Entsprechend gilt, dass neben den Bietern auch Marktteilnehmer und Lieferanten der Bundeswehr zu schützen sind. Für die einzelnen Phasen lassen sich damit unterschiedliche Ausmaße des Potentials zum Einsatz von Instrumenten eines Lieferantenmanagements identifizieren: Die beiden Phasen des Bedarfsmanagements und der Beschaffungsmarktforschung weisen vorwiegend strategischen Charakter auf und sind vergleichsweise wenig reguliert. Analog gilt dies für die Beschaffungsabwicklung, welche vorwiegend operativen Charakter aufweist. Die Vergabe, der operativer Charakter zugesprochen werden kann, spiegelt die am stärksten regulierte Phase wider – der Einsatz von Instrumenten des Lieferantenmanagements muss entsprechend stark geprüft werden. Die folgende Abbildung gibt einen Überblick über die Phasen und Ebenen des strategischen öffentlichen Beschaffungsprozesses:

Darauf basierend, gliederte sich das Projekt in fünf Module:

Modul 1

  • Ziel: Befähigung der Bundeswehr zur Durchführung von Lieferantenanalysen als Grundlage für die Schaffung von Transparenz im Hinblick auf die Zusammensetzung und Charakteristika ihrer Lieferantenbasis
  • Ergebnis: Es wurde ein an Kraljic (1983) angelehntes Beschaffungsmarkt-/Materialsegment-Portfolio entwickelt. Dieses erlaubt eine Strukturierung des Beschaffungsmarkts in vier Strategiefelder, welche in sich betrachtet homogen sind und sich untereinander signifikant unterscheiden. Es wurden verschiedene material- und lieferantenbezogene Kriterien identifiziert, deren Auswahl materialsegmentspezifisch, d.h. in Abhängigkeit der diesem zugrunde liegenden Ziele und Gegebenheiten, vorzunehmen ist.

Modul 2

  • Ziel: Erarbeitung von strategischen Maßnahmen zur Verbesserung der Position der Bundeswehr auf ihren Beschaffungsmärkten und damit zur Sicherstellung der strategischen Ziele des Einkaufs Bw
  • Ergebnis: Für jedes Strategiefeld wurden Ansatzpunkte für mögliche strategische Maßnahmen identifiziert, welche einen Beitrag zu einer erhöhten Wirtschaftlichkeit des Einkaufs Bw mit möglichst wettbewerbsintensiven Verfahren leisten. Die erarbeiteten strategischen Maßnahmen haben dabei  ausdrücklich nicht zum Ziel, den Markt zu beeinflussen oder Wirtschaftspolitik zu betreiben, sondern allein eine wirtschaftliche Bedarfsdeckung zu gewährleisten.

Modul 3

  • Ziel: Definition von Kennzahlen zur Überwachen der Entwicklung der Materialsegmente
  • Ergebnis: In Abhängigkeit der im Rahmen des Lieferantenmanagements durchgeführten Aktivitäten wurde ein Controllingsystem mit strategischen und operativen Kennzahlen entwickelt. Auf einer strategischen Ebene ist die Überwachung mit dem Ziel verbunden, Kennzahlen einfließen zu lassen, welche lieferantenunspezifische Größen darstellen und welche die Bundeswehr zu Ableitungen i.S.v. strategischen Maßnahmen zur Verbesserung des Einkaufs Bw befähigen soll. Auf einer operativen Ebene ist die Überwachung mit dem Ziel verbunden, Transparenz im Hinblick auf die im Rahmen der Beschaffungsabwicklung tatsächlich erbrachte Lieferantenleistung (hierbei handelt es sich um Ist-Werte) zu schaffen. Unter vergaberechtlichen Gesichtspunkten werden operative Kennzahlen mit Blick auf die damit verbundenen  Konsequenzen als nicht unkritisch eingestuft und sind daher im Zuge der Realisierungsphase auf ihre Umsetzbarkeit zu prüfen.

Modul 4

  • Ziel: Leisten eines Beitrags zur weiteren Erschließung der Beschaffungsmärkte der Bundeswehr durch gezielte und weitestgehend standardisierte Kommunikation mit Lieferanten und Marktteilnehmern
  • Ergebnis: Neben den gesetzlich geregelten Maßnahmen der Kommunikation mit Lieferanten und Marktteilnehmern (diese sind insbesondere in der Phase der Vergabe gegeben und eröffnen hier entsprechend kaum Gestaltungsspielraum) wurde ein Katalog an Möglichkeiten der persönlichen und/oder unpersönlichen Kommunikation identifiziert.

Modul 5

  • Ziel: Leisten eines Beitrags zum Wissensmanagement im Einkauf Bw durch systematische Dokumentation und Bereitstellung von Informationen
  • Ergebnis: Analog zur Vorgehensweise in Modul 3 wurden die für die Durchführung der Aktivitäten des Lieferantenmanagements benötigten Informationen identifiziert sowie die korrespondierenden Datenfelder abgeleitet.